お仕事でのドキュメントの整理整頓の方法？！メリットとは？！仕事効率化？！今すぐ実践？！誰でもできる？！
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はじめに
お仕事をしていると、「資料が溜まってしまう」といった経験をした事はないでしょうか？
「そのうち読む」「いつか使うかも知れない」など、考えつつ、そのまま放置し山積みになったりします。
最近では「ペーパーレス化」が進んでいる為、メールやドキュメントファイルで残しておくというケースもありますが、これが原因で「パソコンの領域不足」が発生することもあります。
できれば「整理整頓」をして、「不要なドキュメント」は削除して、「必要なドキュメントをいつでも取り出せる状態」にしておきたい所です。
今回は「お仕事でのドキュメントの整理整頓」について触れたいと思います。
「残しておくべきドキュメント」と「捨てても良いドキュメント」の判断ができない為、「整理整頓が後回しになる」こともあります。
その結果、「必要なドキュメントの取り出しに労力と時間を使ってしまう」ことがあります。
効率的にお仕事をする為にも「整理整頓」をおこなうべきです。
「整理整頓を日課とする」ことで、お仕事の効率が格段に上がります。
整理整頓とは
「整理整頓」についてとなります。
「整理」とは「乱れている物を揃える」「不要な物を取り除く」という意味になります。
「整頓」とは「いつでも取り出せるようにする」「誰にでも分かるように配置する」という意味になります。
一般的なお仕事での「整理整頓のメリット」をご紹介します。
- 必要なものがすぐに見つかる
- ムダな動きが減る
- 集中力がアップする
- 事故防止
- 必要な物がすぐに使える
- 重複購入の防止
- 紛失の防止
- ストレスの軽減
- 達成感を得られる
- アイデアが生まれやすい
- 好印象を与える
- 社員の士気向上
必要なものがすぐに見つかる
整理整頓された状態であれば、必要な物をすぐに探し出すことができ、探し物にかかる時間を大幅に削減できます。
ムダな動きが減る
整理整頓されていない場合、必要なものを探したり、散らかったものをよけたりするなど、ムダな動きが発生します。
整理整頓することで、こうしたムダな動きを減らし、作業効率を向上させることができます。
集中力がアップする
デスク周りなどが整理整頓されていると、視覚的にスッキリし、集中力が高まります。
事故防止
整理整頓することで、物が散乱しておらず、通路が確保された状態になります。
転倒やぶつかりなどの事故を防止し、安全な職場環境を作ることができます。
必要な物がすぐに使える
必要なものがすぐに使える状態であれば、焦って作業する必要がなくなり、ミスを減らすことができます。
重複購入の防止
整理整頓することで、自分が持っている物や必要な物が把握しやすくなります。
よって、無駄な買い物を減らすことができます。
紛失の防止
必要な物が定位置に保管されている為、紛失するリスクが減ります。
ストレスの軽減
散らかった環境は、視覚的にストレスを感じやすく、集中力も低下します。
整理整頓することで、スッキリとした環境を作り、ストレスを軽減することができます。
達成感を得られる
整理整頓を完了することで、達成感を得ることができます。
これは、モチベーション向上にもつながります。
アイデアが生まれやすい
頭の中がスッキリすることで、新しいアイデアが生まれやすくなります。
好印象を与える
整理整頓されたオフィスは、訪問者に清潔感や誠実さなどの好印象を与え、企業イメージの向上につながります。
社員の士気向上
整理整頓された職場環境は、社員の士気向上につながります。
以上、「整理整頓のメリット」になります
お仕事では「議事録」「手順書」「メール」など、「ドキュメント」と言われている物があります。
この「ドキュメント」についても、「必要な時に、いつでも素早く取り出せる状態にしておく」ことが「整理整頓」により可能になります。
「ドキュメント」には、同じ内容でも「修正版が幾つも作られている」場合があります。
よって、「正確な情報の収集」の為にも「整理整頓」が必要になります。
ドキュメントの整理整頓
「ドキュメントの整理整頓の手順」をご紹介します。
ドキュメントは「必要最低限の情報と正確な情報だけである」ことが理想になります。
しかし、「整理整頓がされていない」為に「不要な情報や不正確な情報が混在してしまう」ことがあります。
「不要な情報や不正確な情報が混在している」ことは「非効率」になります。
例えば、「訂正版を作る事により、メールやドキュメントファイルのタイトルが同じでも内容が部分的に違う」場合があります。
この場合、「すべての内容を確認して、目的の情報を探す」事になります。
また、「同じ事を説明している物が複数ある」場合もあります。
この場合も「全ての内容を確認して比較する」事になります。
これが「非効率」になります。
「整理整頓」ができていれば、「必要最低限の情報」で「正確な情報」である為、「中身を確認する作業が必要なくなる」という事になります。
それでは、「どのように情報を整理整頓するのか？」についてですが、「要る物なのか？」「要らない物なのか？」という視点で分類します。
- 明らかに要らない物
- 要るかも知れない物
- 要る物
- 絶対に要る物
「訂正版が複数存在する」場合、どれが必要な物なのかを探して、「4.絶対に要る物」に分類をし、「他の訂正版」は「3.要る物」に分類します。
「2.要るかも知れない物」と「3.要る物」で迷った時は、ここで悩むのは時間が勿体無いので、「3.要る物」で構いません。
そして、分類ごとに「保存期間」を設定し、「分類の変更をおこなった時を保存期間の開始」とし、「保存期限を迎えたら分類の変更」をおこないます。
「保存期間」は、「明らかに分類が決まっている物以外」は、なるべく短く設定してください。
「保存期間と分類変更の動きの例」を挙げます。
なお、保存期間は例えとなりますので、必要に応じて、ご自身で決めてください。
また、「削除」としていますが、「ドキュメントの検索の対象から外す」という意味です。
「本当に削除するのか？」「圧縮して保存するのか？」については、別途検討になります。
「1.明らかに要らない物」は、保存期限を迎えたら、「削除」になります。
「2.要るかも知れない物」は、「保存期間を１ヶ月」とし、保存期限を迎えたら、「1.明らかに要らない物」に分類を変更します。
「3.要る物」は、「保存期間を半年」とし、保存期限を迎えたら、「2.要るかも知れない物」に分類を変更します。
「4.絶対に要る物」は、「保存期間を１年間」とし、保存期限を迎えたら、「3.要る物」に分類を変更します。
「日々のお仕事の中で、利用した物」は「4.絶対に要る物」になるので、分類と保存期間を変更します。
逆に「保存期間の間、利用しなかった物」については、「4.絶対に要る物」の場合は「3.要る物」に、「3.要る物」の場合は「2.要るかも知れない物」に、それぞれ「分類」と「保存期間」を変更します。
そして、「2.要るかも知れない物」については、「保存期間の間、利用しなかった」場合、「1.明らかに要らない物」となり「削除」になります。
そして「毎日」、この分類の確認をおこない、「分類の変更」をおこないます。
「分類の変更」としていますが、「フォルダで区別し、保存期間の確認とフォルダの移動はバッチやシェルなどで自動化する」と運用が楽になります。
また、「同じ内容の物が複数存在する」場合、できれば「まとめる作業」をして頂きたいのですが、難しい場合は「１セット」として分類します。
そして、ドキュメントを探す時は「4.絶対に要る物」から順におこないます。
基本的には「4.絶対に要る物」か「3.要る物」に探し物はある筈ですが、見つからない場合は「2.要るかも知れない物」を探します。
このように「不要なドキュメントの削除」により、探す対象が減り、その結果、探す時間が減少することで「効率的」になります。
一点、補足になります。
「整理整頓の分類」については「個人とチームや組織とでは考えかたが異なる」場合があります。
よって、すでに「チームや組織でルールがある」場合は、「チームや組織のルールに従う」ようにしてください。
「チームや組織でルールがない」場合は、「チームや組織で統一したルールを作る」ことをおすすめします。
simacatから一言
「整理整頓」はお仕事での「基本のスキル」です。
これができる人は、どのようなお仕事も、スムーズにこなす事ができます。
理由は「頭の中を整理整頓できるから」です。
人の頭も「領域の限界」は決められています。
不要な情報を捨てないと、新しい情報は入りません。
「整理整頓ができる人」は、不要な情報は捨てて、「新しい情報を取り込む領域」を作る事ができます。
そして、情報の要不要の選択は、情報を得ている時からおこなっている為、「必要な情報のみを効率的に収集する」ことができます。
しかし、いきなりそのような人間になる事は難しいと思います。
まずは、お仕事にて「整理整頓」を身に付けてください。
「整理整頓」が身に付けば、「考え方」にも良い影響を与えてくれます。
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