仕事がない？！やることがない？！暇？！手が空いた時にやるべき事柄をご紹介？！

仕事がない？！やることがない？！暇？！手が空いた時にやるべき事柄をご紹介？！

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はじめに

お仕事をしていると、ごく稀に「やる事がない」時があります。

今回は「お仕事でやることがない時にやるべき事柄」について触れたいと思います。

「お仕事でやることがない」という時は必ずあります。

そのような時、ダラダラと過ごしてしまう可能性が高くなります。

時間を有効利用する為の備えとして、参考にして頂きたいと思います。

暇な時間ができるタイミング

お仕事では「暇な時間ができるタイミング」があります。

一般的な「暇な時間ができるタイミング」をご紹介します。

タスクとタスクの間

例えば「会議や打ち合わせの待ち時間」など、「作業の合間」です。

 繁忙期の前後

「繁忙期前の落ち着いている時期」や「繁忙期が終わったあとの時期」です。

 指示待ちの状態

「上司や管理者、顧客やクライアントからの指示待ち時間」です。

また、「承認待ち」など「身動きが取れない時間」です。

 システム障害やメンテナンス中

「システム障害」や「メンテナンス」などの「やむを得ない事情で業務が中断している時間」です。

以上、「暇な時間ができるタイミング」になります

この他にも色々な要因で「暇な時間」は発生しますが、「暇な時間ができるタイミング」については、ある程度、経験により予測する事ができます。

よって、「暇な時間ができそう」と感じた時は「やるべき事柄」を想定しておくと、すぐに行動する事ができます。

やるべき事柄

それでは、「手が空いた時にやるべき事柄」になります。

一般的な「やるべき事柄」をご紹介します。

未完了タスクの消化

後回しにしてしまっていたタスク（作業）をおこないます。

タスクリストの見なおしと整理

現在のタスクリスト（やるべき事柄）の作成や見直しをおこない、優先順位を再設定します。

過去のメールやメモの整理

必要な情報を整理し、不要な情報を削除します。

スキルアップ

自分の業務に関連する事柄の「知識や技術力を高める為の学習」や「最新情報の収集」をおこないます。

ドキュメントの作成や改善

「自分がおこなったお仕事の手順や流れをドキュメント化しておく」事により、振り返りや他の人への共有の際に役立ちます。

テンプレート作成

「よく使う文書やメールのテンプレート」を作成して、今後の業務に備えます。

同僚との交流

「同僚との意見交換」などをおこない、職場の人間関係や人脈を強化します。

整理整頓や掃除

「机や机のまわり、職場など、自分が業務をおこなう場所の整理整頓や掃除」をおこないます。

あわせて「パソコンのデスクトップの整理整頓」もおこなうようにしてください。

アイデアや問題・課題の検討

「お仕事に関連する新しいアイデア」を考えたり、「未解決の問題や課題に対する解決策」を検討したりします。

クリエイティブな作業

プレゼンテーション資料のデザインなど、クリエイティブな作業をおこないます。

ストレッチや休憩

「軽いストレッチや短時間の休憩を取る」など、次のタスクで集中力を高める為の備えをします。

フィードバックの整理

「上司や同僚からのフィードバック」を整理し、改善点を考えます。

また、自分の業務の振り返りや自己評価をおこない、今後の課題を検討します。

目標設定

「短期的および長期的な目標を設定」し、達成に向けたプランを検討します。

以上、「やるべき事柄」になります

やるべき事柄が思い当たらない時の参考にしてください。

「暇な時間」はできるだけ「自分の成長の為に利用する」事を考えるべきです。

理由は「暇な時間」は「業務以外の事を考えられる時間」である為です。

それでは、「やるべき事柄をやり尽くした場合」のアドバイスになります。

自分の会社を知る

会社に入社する前までは、「自分の会社」について、いろいろ調べていたと思います。

しかし、ほとんどの人は数年も経つと、「自分の会社についての興味」が薄れてしまいます。

大きな会社になると、「会社が今、一番力を入れている事」や「会社の決算状況」などを会社のホームページで知る事ができます。

知る事ができるにもかかわらず、友人などに、「自分の会社の状況を説明する事ができない人」がいます。

せめて、「会社が今、一番力を入れている事」と「会社の決算状況」については、把握しておくべきです。

もし、「会社が今、一番力を入れている事」が、自分のお仕事に関係している事であれば、「活躍できるチャンス」があるかも知れません。

もし、「会社の決算状況」が非常に良い状況ならば、「ボーナスや待遇改善に期待する」事ができます。

「自分の会社の状況を知る」事により、「自分の今後の活動の方針」を決める事ができます。

自分のポジションの確認

「自分は現在、どのようなポジションにいるのか？」などを考えるのも「自分の成長の為には必要な事柄」になります。

これは、「職場の上下関係」「お客様との距離」なども含めて、「全体的な視点での役割やポジション」になります。

「先輩と後輩の間に挟まれている」もしくは「自分の会社とお客様の間に挟まれている」などの場合は、「自分は橋渡しをする役割」と認識する事ができます。

客観的に「自分のポジション」を知る事で、「今後、自分はどのように行動するべきか？」を、意識する事ができます。

自分の業務経歴書を作成する

「業務経歴書（職務経歴書）」という物があります。

転職された人は十分に、その重要性をご存知の事と思います。

「業務経歴書」の前に「履歴書」について確認します。

「履歴書」は「学歴や職歴、取得している資格や志望動機」など、「自分の特性」について記載する書類です。

アルバイトの経験がある人は、馴染みがあると思います。

そして、「業務経歴書」は「今まで、どのようなお仕事を、どのような体制でおこない、どのような成果をあげられたか？」など、「自分のお仕事の実績を記載する書類」になります。

自分は「転職は考えていないから、関係がない」と思わずに、「自分のお仕事の実績」を振り返ってください。

「どのようなお仕事を経験してきたのか？」については、そこまで難しくはないと思います。

「どのような体制でおこなっていたのか？」については、少し考えてしまうかも知れませんが、「組織の概要や人数、そして自分の役割」について、思い出せば良いだけです。

そして、ほとんどの人は「どのような成果をあげてきたのか？」で、つまずいてしまいます。

営業職など、「売上目標が立てられる職種」であれば良いのですが、事務職の場合、「何をもって成果とするのか？」が分からない為です。

お仕事をおこなう上では「何をもって成果とするのか？」について、常に意識する必要があります。

意識する事により、日々のお仕事の中で「成果を求める動きができるようになる」為です。

そして、「成果を求める動き」ができていれば、「業務経歴書」の「どのような成果をあげたのか？」が記載できるようになります。

「成果を求める動き」についてはできるだけ「具体的な数字でしめす」ようにしてください。

例えば、「ある書類の作成について、半年前までは１時間かかっていましたが、現在は３０分で作成できるようになった場合、３０分の時間の削減により、作業効率化ができた」となります。

この「１時間」や「３０分」という数字が「具体的な数字」になります。

一つの書類だけでは、たいした事のない数字ですが、たくさんの書類の効率化をおこなう事で、その数字は積み上げられていきます。

この積み上げの結果を「年間で○時間」などと表現する事により、「どのような成果をあげたのか？」の回答として、分かりやすい情報になります。

このように「今まで自分がおこなってきた実績」を「業務経歴書」としてまとめる事で、客観的に「自分の能力」を確認し、「実績を積み上げる事を意識した行動」ができるようになります。

また、「業務経歴書」に沿って、自分が身につけた「スキルや能力」を記録した「スキルインベントリ」も同時に作成しておくと、さらに「自分の能力を客観的に知る材料」になります。

以上、「やるべき事柄をやり尽くした場合」のアドバイスになります

ほかにもあると思われますが、こちらも、思い当たらない時の参考にして頂ければと思います。

simacatから一言

「お仕事がない」事を「開店休業状態」などと言います。

お店は開いているのですが、お客様が来ない状態です。

何もしなくて良いのは嬉しいのですが、やはりダラダラと過ごしてしまいがちです。

そして、ダラダラと過ごした後に、「あの時にやっておけば良かった」と後悔します。

そのような後悔をしないように「暇な時にやりたい事リスト（タスクリスト）」を作るようにしてください。

急に「暇」になってしまった時、できるだけ「後悔をしないような工夫」をして頂きたいと思います。