お仕事の打ち合わせ？！時間と場所の確認？！事前の準備とは？！時間をドブに捨てない為に？！

お仕事の打ち合わせ？！時間と場所の確認？！事前の準備とは？！時間をドブに捨てない為に？！

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お仕事の打ち合わせ？！時間と場所の確認？！事前の準備とは？！時間をドブに捨てない為に？！

はじめに

当たり前ですが打ち合わせは、通常２人以上でおこないます。

今はテレビ会議でおこなえるとは言え、遅刻をしてしまうと参加している人の数だけ、「時間をドブに捨てる」事となります。

打ち合わせに集中できず、内容が記憶に残っていない場合、これも「時間の無駄」となり「時間をドブに捨てる」事となります。

今回は「打ち合わせの事前準備」について触れたいと思います。

「効率的で効果的な打ち合わせ」をおこなう為の参考にして頂きたいと思います。

打ち合わせの事前準備

「打ち合わせの事前準備」を挙げます。

日時と場所の確認

「打ち合わせの日付と開始時刻と場所」を確認しておきます。

日付や場所の勘違いは、よくある事です。

事前に確認しておき、遅刻をしないように備えてください。

議題と目的の理解

「打ち合わせの議題と目的」を理解します。

「議題に対する検討事項」が多い場合、「目的」を見失ってしまう事があります。

「なにをゴールとするのか？」を把握しておく事で脱線する可能性が低くなります。

資料や情報の確認

「資料や情報」がある場合、「打ち合わせ前に目を通して理解しておきます。

「不明点」がある場合、それに対する質問を用意しておき、「打ち合わせ」にて解明するようにしてください。

参加者との関係性の認識

「参加者の背景や関心事」を把握しておきます。

「参加者の背景や関心事」を把握しておく事で「効果的なコミュニケーション」をおこなう事ができます。

特に「利害関係者」や「重要なメンバー」には注意する必要があります。

電子機器の確認

「ノートパソコンなどの電子機器」が正常に動作するか確認しておきます。

「電子機器の不具合による打ち合わせの中断」を防ぐようにしてください。

自分の立場の整理

「打ち合わせ」に参加する場合、「自分の立場や意見」を整理しておきます。

例えば「質問する立場」であるにもかかわらず「質問される側」になる事があります。

これが頻繁に発生すると「脱線」となり、「目的」から遠ざかる事となります。

ツールの把握

「オンラインによる打ち合わせ」の場合、「使用するコミュニケーションツールの使い方の把握」となります。

例えば「資料の共有」「マーカー」「追記」などとなります。

「コミュニケーションツールの使い方の把握」をしておく事により、「スムーズな打ち合わせ」がおこなえます。

以上、「打ち合わせの事前準備」となります

「効率的で効果的な打ち合わせ」をおこなう為には、やはり「事前準備」が必要となります。

しっかりと「事前準備」を整えて「打ち合わせ」に参加して頂きたいと思います。

とはいえ、もろもろの準備を整えていたとしても、問題となるのが「打ち合わせの直前」となります。

「打ち合わせの直前の状況」は誰にも分かりません。

だからこそ、「打ち合わせに参加する為の工夫」が必要となります。

この「工夫」が「打ち合わせの開始時刻の１０分前におこなうべき事」となります。

「打ち合わせの開始時刻の１０分前におこなうべき事」を挙げます。

お仕事を切り上げる

「打ち合わせ開始時刻のギリギリまで作業をおこなっている人」を見かけます。

お仕事なので「やらなくてはいけない事」なのは理解できます。

しかし、ギリギリの時間まで作業をおこなう事で、「打ち合わせに遅刻」、もしくは「打ち合わせに集中できない」などの恐れがあります。

打ち合わせの開始時刻のギリギリまで作業をしても「作業が終わる保証」はありません。

また、慌てる事により「ミスをしてしまう可能性」があります。

よって、「打ち合わせ開始時刻の１０分前」になったら、「今、おこなっているお仕事に見切りをつける」べきです。

それでは「見切りをつけて何をするのか？」となります。

よくあるのが「急ぎの作業」という場合です。

「急ぎの作業」の場合、「今の作業と打ち合わせのどちらを優先するのか？」を確認する必要があります。

「作業を優先する」ならば、「打ち合わせを欠席する手続き」をおこなうべきです。

「打ち合わせを優先する」ならば、「打ち合わせ終了後に作業を再開できる状態」にするべきです。

どちらにしても、「打ち合わせの１０分前に一度、作業を止める」必要があり、これが「見切りをつけておこなうべき事柄」となります。

予習

打ち合わせの内容の「予習」となります。

「予習」とは「打ち合わせの前におこなうべき事」の「再確認」となります。

特に、「全体像の把握」が重要となります。

打ち合わせ中は「その時にお話をしているポイントに集中」します。

よって「全体を俯瞰して考える事」が難しくなります。

打ち合わせ前に「全体像を把握」しておく事で、「全体像との整合」を認識する事ができます。

水分補給やトイレ

打ち合わせに集中すると、「水分補給」を忘れてしまいがちです。

「水分補給」を怠る事は「集中力が切れる要因」となります。

この為、打ち合わせの開始時刻の１０分前の時間を利用して、「水分補給」をおこなうようにしてください。

また、打ち合わせ中に「トイレ」で席を立ってしまうと、その間のお話しの内容が分からなくなってしまいます。

一度、お話しの内容を見失ってしまうと、最後までお話しが理解できない状態となる可能性があります。

「トイレに絶対にいってはいけない」と言うわけではありません。

「なるべくトイレに立たなくても良いように準備をする」と言う事です。

くれぐれも、打ち合わせ中だからといって、限界まで我慢しないようにして下さい。

以上、「打ち合わせの開始時刻の１０分前におこなうべき事」となります

「１０分前」としましたが、これは「最低でも」という意味です。

そして、「持参する物のチェック」もおこなう必要があります。

これは「パソコンなどの電子機器」や「資料」などとなります。

「パソコン」についてはバッテリー残量や充電アダプタなどのチェックとなります。

「資料」については「内容は正しいか？」「最新版であるか？」などのチェックとなります。

いずれにしても「打ち合わせの進行」に影響を与える事がないように準備を整えてください。

ちなみに「打ち合わせの内容」によって、さらに時間が必要な場合があります。

「効率的で効果的な打ち合わせ」をおこなう為にも「時間に余裕を持って」、十分な準備をおこなうようにしてください。

おこなわないほうが良い事

「打ち合わせ開始時刻の１０分前」に「おこなわないほうが良い事」となります。

これは「スマホなどでのＳＮＳやゲーム」となります。

「打ち合わせの開始時刻」まで、余裕があるならば休憩しても問題はありません。

むしろ、そのほうが「打ち合わせに集中できる」為、効果的となります。

しかし、この休憩の時間に「スマホなどでのＳＮＳやゲーム」をおこなう事は避けるべきです。

「電話の着信の有無の確認」程度であれば構いませんが、「ＳＮＳやゲーム」をおこなってしまうと脳や目が休まらず、休憩の意味がありません。

また、打ち合わせの開始時刻のギリギリまで、スマホを触っている事により、「打ち合わせ開始直後」はスマホへ気持ちが向いてしまい、集中する事ができません。

よって、「打ち合わせ開始時刻の１０分前の休憩」は有効ですが「ＳＮＳやゲーム」は控えるようにしてください。

simacatから一言

「打ち合わせの開始時刻が守られない」時に、考えるべき事があります。

これが冒頭でもお伝えした、「時間をドブに捨てる」事となります。

例えば、「打ち合わせの参加人数」が１０名だとします。

「開始時刻が２０分遅れる」と「２００分が無駄」となります。

これは「約３時間が何もしないでなくなる時間」となります。

「非常に無駄な事」なのは誰にでもわかると思われます。

そして「時は金なり」という言葉があります。

「２０２４年１月現在の東京都の最低賃金（時給）」は「１，１１３円」です。

これに「３時間」をかけると「３，３３９円」となります。

さらに、「２０２４年１月現在の東京都での平均年収」は約「４２３万円」となります。

これを単純に月収にすると約「３５万円」となります。

これを月２０日、８時間労働で時給を求めると約「２，２００円」となり、３時間で「６，６００円」となります。

「６，６００円」が「安いのか？」「高いのか？」については人それぞれ思うところがあると思います。

しかし、お仕事をしている以上、この「無駄」はできるだけ排除するように考える事が「会社の為」となります。

よって、くれぐれも遅刻はせず、時間を厳守し、「効率的で効果的な打ち合わせ」となるようにして頂きたいと思います。