お仕事の状況の把握？！判断をする為には情報が必要？！状況把握力とは？！

お仕事の状況の把握？！判断をする為には情報が必要？！状況把握力とは？！

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はじめに

お仕事では「判断が必要な場面」が多く存在します。

そして、「判断が必要な場面」では「判断をした根拠」が求められます。

この「根拠」に必要となるのが「状況の把握」となります。

今回は「お仕事での状況の把握」について触れたいと思います。

「状況把握」は、誰でもおこなっている事なので、「今さら」と思われる人も多いと思います。

しかし、改めて意識する事により「気づき」があるかも知れません。

改めて「状況把握」について意識をして頂く事で、「気づき」のキッカケになれば幸いです。

状況把握力とは

「状況」とは「移り変わる物事や、その時々のありさま」と言う意味になります。

ちなみに「状態」と言う言葉があります。

「状態」とは「人や物事の、ある時点のありさま」という意味になります。

「状況」は「まわりの様子」、「状態」は「物の様子」、このように「切り分ける」事ができます。

とはいえ、「人の様子」をあらわす時に「状況」が利用される事がありますし、「お仕事の様子」をあらわす時に「状態」が利用される事もあります。

一般的なお仕事では、過剰に意識をする必要はありませんが、「切り分け」については頭の片すみにでも記憶をしておいて頂きたいと思います。

そして、「状況把握力」となります。

「状況把握力」には「必要な能力」があります。

「状況把握力に必要な能力」をご紹介します。

情報収集能力

適切な情報を収集し、必要なデータや事実を理解する能力。

情報分析能力

収集した情報を整理し、パターンや重要な要素を見つけ出す能力。

状況判断能力

収集した情報をもとに、現在の状況を正確に判断する能力。

環境への適応能力

環境が変化した場合に、その変化に対応し、柔軟に適応する能力。

他者との連携能力

チームメンバーや関係者とのコミュニケーションを通じて、情報を共有し、共通の理解を築く能力。

未来予測能力

現在の情報をもとに、将来の可能性や展望を予測し、戦略や計画を構築する能力。

以上、「状況把握力に必要な能力」となります

「状況把握の目的」は「行動する為に正しい判断を下す事」となります。

よって、単純に「状況の把握」だけではなく、「分析」「予測」「行動」を含めて、「状況把握力」となります。

「状況把握力の高い人」は、変化に対応しやすく、問題を早期に、かつ効果的に対処できる傾向があります。

そして、「高度な状況把握力」は、「危機管理」「プロジェクト管理」「指導や統率（リーダーシップ）」などの分野では特に重要となります。

「状況把握力」は「訓練や経験を通じて向上させる事が可能」であり、「意思決定プロセスの質や効果」を向上させる事が可能になります。

それでは「状況把握力を高める為のアクション」をご紹介します。

情報収集と分析

業界の流行や市場の動向を追い、「情報の収集と分析」をおこないます。

「情報の収集と分析」をおこなう事で、状況をより深く理解する事ができます。

コミュニケーションスキルの向上

同僚や上司と積極的にコミュニケーションを取り、「他人の視点や意見」を理解します。

「他人の視点や意見」を理解する事で、「全体の状況」が把握しやすくなります。

データの解釈

数値やデータを「的確に解釈する力」を養います。

「的確に解釈する力」を養うことで、「事実に基づいた的確な判断」をおこなう事ができます。

問題解決

問題が発生した時、冷静に対処し、「解決策を見つける力」を養います。

「解決策を見つける力」は、「状況把握力が重要な要素」となります。

トレーニングと学習

「新しいスキルや知識」を習得し、常に「学び」を続けます。

「学び」をおこなう事により、「変化する状況」に適応しやすくなります。

以上、「状況把握力を高める為のアクション」となります

これらの要素をバランスよく組み合わせる事で、より広く、より深く、「状況把握力」を高める事ができます。

特に「指導する立場の人」「統率する立場の人」には「高い状況把握力」が必要となります。

理由は「状況に合わせてリーダーシップを発揮する必要がある」為です。

「高い状況把握力」により「全体の方向性の理解」と、それに合わせた「指導や指揮」が求められます。

お仕事での状況の把握の方法

「普段のお仕事での状況の把握」となります。

基本的には「まわりに何があるか？」「まわりはどのような様子か？」という観察を職場でおこないます。

しかし、「見る事」「感じる事」だけでは、「状況把握力」を高める事ができません。

お仕事の場面で「状況の把握」をする為には、「みずから情報収集の為に動く必要」があります。

「お仕事での基本的な状況把握の方法」をご紹介します。

進捗報告とミーティング

「作業や業務の進捗状況」を確認するために、「定期的な進捗報告やミーティング」をおこないます。

関係者とのコミュニケーションを通じて、「問題や進展の把握」がおこなえます。

タスク管理ツールの利用

「タスク管理ツール」を利用する事で、「担当者ごとのタスクや進捗状況の視覚的な把握」がおこなえます。

コミュニケーションツールの利用

チーム内メンバーとのコミュニケーションには、「チャット」「通話」「オンライン会議」「ファイル共有」などの機能を持つ「コミュニケーションツール」を利用します。

「コミュニケーションツール」を利用する事で、「リアルタイムで情報の共有」がおこなえます。

メールの確認

自分に関係のない業務やプロジェクトのメールであっても、目を通しておきます。

メールを通して、「自分の周りで起きている出来事の把握」が行えます。

課題や障害の追跡

作業や業務において発生した課題や障害を追跡して、「解決策を見つける」為に努力します。

「解決策を見つける過程」で「状況の把握」がおこなえます。

データと分析の活用

データや分析を活用して、「作業や業務に生じている問題の把握や効率性をモニタリング」します。

「モニタリング」をおこない「課題や成功要因の洗い出し」にて「問題の状況の把握」がおこなえます。

フィードバックの収集

チームメンバーや関係者からのフィードバックを積極的に収集します。

現在の作業や業務に対する「問題点や改善点の把握」がおこなえます。

以上、「お仕事での基本的な状況の把握の方法」となります

これらの方法を組み合わせる事で、より精度の高い「お仕事の状況の把握」をおこなう事ができます。

また、職場の慣習で、すでに「お仕事のやり方」に組み込まれている場合もあります。

もし、こうした「情報の把握の仕組み」がある場合は、「状況把握力」を高める為に、大いに利用して頂きたいと思います。

simacatより一言

「状況の把握」で怖いのが「慣れ」です。

「また起きた」「今まで同じ」などにより、「状況の把握」を怠る時があります。

これが「大きな問題」となる事があるので十分に注意をして頂きたいと思います。

「担当者の変更」などでは「前任者が当たり前に感じていた事がマニュアルなどの資料に記載されていない」という事もあります。

「会社の慣習」などでは「問題のある行動が当たり前におこなわれていた」という事もあります。

「今の状況が正しい」「今の状況は当たり前」、このような考え方をしていると、意識する事ができなくなり、「状況把握」ができなくなってしまいます。

これは「非常に危険な事」と考えるべきです。

「前代未聞の大問題」を発生させない為にも、しっかりと「状況把握」をおこない、適切な対処を心がける必要があります。

ちなみに「社会人基礎力」という物があり、これは「経済産業省」が2006年に提唱したものとなります。

【外部リンク】経済産業省 社会人基礎力

「社会人基礎力」とは、「前に踏み出す力」、「考え抜く力」、「チームで働く力」の3つの能力（12の能力要素）から構成されており、「職場や地域社会で多様な人々と仕事をしていくために必要な基礎的な力」として、経済産業省が2006年に提唱しました。

経済産業省（https://www.meti.go.jp/policy/kisoryoku/index.html）

詳細については「経済産業省」のホームページをご参照頂きたいと思います。

「状況把握力」は「社会人基礎力」の「チームで働く力（チームワーク）」に定義されています。

注意：「社会人基礎力」では「状況把握力」ではなく「情況把握力」となっていますが、意味に大きな違いはありません。

そして、「チームで働く力（チームワーク）」での「情況把握力」は「自分と周囲の人々や物事との関係性を理解する力」となっています。

とはいえ、「理解」できても「行動」ができないと意味がありません。

もし、「情況把握力とは具体的にどのような力なの？」とお悩みの場合は、前述の「状況把握力に必要な能力」をご参照いただきたいと思います。