お仕事の問題？！よく耳にする一般的な事柄？！問題解決のヒント？！備えや対策に応用してください？！

お仕事の問題？！よく耳にする一般的な事柄？！問題解決のヒント？！備えや対策に応用してください？！

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はじめに

お仕事をしていると「さまざまな問題」に遭遇します。

お仕事では遭遇した問題について「考えて対応する事も重要な作業」となります。

しかし、「問題の大きさ」によっては「焦りや恐怖」を感じる事があります。

今回は「お仕事で耳にする問題」について触れたいと思います。

「耳にする」とは、言い換えると「一般的な問題」となります。

よって、どのような職種でも、どのような状況でも、「起きる可能性のある問題」とご理解ください。

最低限の問題や対策を知り、自分のお仕事に応用して頂ければ幸いです。

お仕事で耳にする一般的な問題

「お仕事で耳にする一般的な問題」となります。

お仕事にはさまざまな業種があります。

そして、さまざまな状況があります。

よって、あくまでも「よく耳にする物」である事をご留意いただきたいと思います。

コミュニケーション不足

「チームメンバー、上司や管理者、顧客などとの十分なコミュニケーションが取れなかった」時、「作業目標」や「期限」の認識の違いが発生する可能性があります。

計画不備による問題

「作業計画が不十分」な時、「期日に間に合わない」「予算を超える」などの状態となる可能性があります。

スキルや経験の不足の問題

「お仕事に必要なスキルや経験が不足している」時、業務が適切に遂行できず、「品質の低下」や「期日の遅れ」が発生する可能性があります。

優先順位の誤りの問題

「重要な作業とそうでない作業の優先順位を正しくつけられない」時、重要な作業が後回しとなってしまう可能性があります。

リーダーシップの不足の問題

「リーダーが的確な指示やサポートを提供できない」時、メンバーが方針を理解せずに作業をする事となり、これが「連携の乱れ」や「品質の低下」となる可能性があります。

変更管理の不備の問題

「作業進行中に変更が発生」した時、それに対する「適切な変更管理」がおこなわれないと、「スケジュール」や「品質」に悪影響を与える可能性があります。

適切なドキュメントの欠如の問題

「仕様、手順などのドキュメントが不足している時、後続の作業者が理解できない為、「作業の過不足」や「作業不備」が発生する可能性があります。

以上、「よく耳にするお仕事の問題」となります。

あわせて、一般的ではない問題「よく耳にするお仕事の特殊な問題」を挙げます。

セキュリティ侵害の問題

「システムへの不正アクセスによる情報漏えい」となります。

これには「ハッキング」「マルウェア感染」「社内からの情報漏えい」などが含まれます。

法律や規制の問題

「法律や規制に違反する可能性」となります。

これには「データ保護法」「知的財産権の侵害」「労働法の違反」などが含まれます。

技術的な制約の問題

「新しい技術の導入や既存のシステムのアップデートにおける技術的な制約の発生」となります。

これには「互換性の問題」や「既存のプロトコルやプラットフォームの制約」が含まれます。

国際的なコミュニケーションの問題

「グローバルなチームやクライアントとのコミュニケーションの不具合」となります。

「言語の違い」「時差」「文化的な違い」などの問題が発生する可能性があります。

予算の急激な変更の問題

「プロジェクト進行中における急激な予算変更の発生」となります。

これには「経済的な変動」や「予期せぬ支出が発生した場合」などが含まれます。

突然の人事変更の問題

「プロジェクトの中でキーメンバーが急遽辞めるなどの突然の変更」となります。

これには「スキルセットの欠如」や「作業チームへの悪影響」などが発生する可能性があります。

自然災害や災害対応の問題

「地域や拠点による自然災害やその他の災害の発生」となります。

これには「洪水」「地震」「火災」などが含まれます。

以上、「よく耳にするお仕事の特殊な問題」でした

「問題」は「備えや対策」をおこなう事により「早期解決」をおこなう事ができます。

そして、なによりも「備えや対策」は「問題発生時の精神的な負荷」を軽減させてくれます。

「問題はおこる物」と考えて、日頃から「備えや対策」について考える事をおすすめ致します。

お仕事での問題に対する備えや対策

「お仕事での問題に対する備えや対策」についてとなります。

こちらも、業種や状況により、さまざまな物があります。

それでは、「よく耳にする問題に対する備えや対策」となります。

リスク管理の計画

事前に可能性のあるリスクを予測し「それに対処する為の計画の策定」となります。

リスクの種類によっては、「バックアッププラン」や「緊急時の対応策」の準備をおこないます。

適切なコミュニケーション

日頃より、チームメンバーやステークホルダー（利害関係者）との「効果的なコミュニケーションをおこなう」事となります。

問題が発生したら早期に報告し、関係者と連携して解決策を見つけることが重要となります。

柔軟性の確保

計画が変更される可能性をあらかじめ考慮した「柔軟な計画の作成」となります。

変更が発生した場合には「すばやく調整できるような体制」も求められます。

緊急対応のトレーニング

チーム全体が「緊急時の対応手順を理解するトレーニングを受ける」事となります。

これにより、問題が発生した時、慌てずに対処をおこなう事ができます。

データのバックアップ

データの損失を防ぐために「定期的かつ適切な形でデータをバックアップしておく」事となります。

バックアップがあれば、データの復旧を迅速におこなう事ができます。

専門知識の確保

重要なプロジェクトや業務においては、キーメンバーの「知識やスキルを確保しておく」事となります。

突然の人事変更に備え「複数人が同じ業務に携われるような体制を整える」事が望ましい状態となります。

作業パフォーマンスのモニタリング

作業パフォーマンスを定期的にモニタリングし「問題が発生する前に予兆を察知する」事となります。

仮に「作業パフォーマンスが低下している」場合、「予防的な対策」を講じる事が可能となります。

以上、「よく耳にする問題に対する備えや対策」となります

重ね重ねとなりますが、あくまでも「よく耳にする問題に対する備えや対策」となり、一般的な事柄となります。

具体的な業務や作業によっては「異なる備えや対策」が必要となります。

問題が発生した時、「事態の冷静な分析」「適切な専門家や関係者との協力」などをおこない、「解決策を見つける」事が重要となります。

simacatより一言

お仕事をおこなっていると「問題」は尽きません。

小さな事から大きな事まで「さまざまな問題」が発生します。

しかし、その「さまざまな問題」について「不感症」とならないようにしてください。

「対処や備えをする事が面倒」と思い、「見て見ぬふり」をしてしまうと、自分ではどうする事もできないような「大きな問題」となる事があります。

なにか「違和感」を感じた時は、少しでも調べる時間を作る事をおすすめします。

お話しは変わりますが、「問題に対する対処の見直し」がおこなわれない場合があります。

これは、「ずっと、その方法で問題の対処」がおこなわれてきた実績がある為となります。

確かに、「ずっと、その方法で問題の対処」ができていたなら、わざわざ労力と時間をかけて、見直す事に疑問を感じるかも知れません。

しかし、「本当に正しい対処なのか？」「もっと効率的で安全な対処はないのか？」については検討をし、必要であれば改善するべきです。

「環境や技術」は変化します。

それならば、「問題に対する対処」も変化するはずです。

今まで問題がなかったからと言って、放置してしまうと、これが「新たな問題」となる事があります。

よって、「問題に対する対処」だからこそ、１年に１回は見直しをおこなうべきとなります。

最後に、「新しいお仕事ができた」時、合わせて「問題に対する対処」も検討するようにしてください。

もちろん、「分かる範囲」や「想像できる範囲」で構いません。

「問題に対する対処」があると、それだけ迅速な対応ができます。

そして、「新しい問題」が発生した時、「その内容と対処」を追記していきます。

このような活動をおこなう事により、「問題に対する対処集の作成」を職場に定着させる事ができます。