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レビューとは?!ドキュメント作成の最終確認?!戻りが多い時はレビュー観点を意識するべき?!

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13792 社会人へのアドバイス
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レビューとは?!ドキュメント作成の最終確認?!戻りが多い時はレビュー観点を意識するべき?!

聞き流し用動画(YouTube)

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はじめに

「レビュー」という言葉をご存知でしょうか?

「確認の事でしょ?」と答える人も多いと思います。

その通りです。

「レビュー」を「確認」と考えても問題はありません。

しかし、「なんでレビューが必要なのか?」については、「確認」だけが目的ではありません。

今回は「書類などのドキュメント作成におけるレビュー」と「ドキュメントの完成とレビューの関係」について触れたいと思います。

お仕事で「レビュー」という言葉をはじめて耳にするという人は、特に参考にして頂きたいと思います。

書類などのドキュメント作成におけるレビュー

「書類などのドキュメント作成におけるレビュー」とは、「確認や評価」という意味合いが強くなります。

ちなみに「レビュー」は、英語の「review」で、「re(再び)」と「view(見る)」が組み合わされた言葉となります。

「再び」「見る」となるので、「再調査・再検討・再考察」「過去の出来事の報告・説明・総括」「検査・点検・審査」「批評・評価」「復習・おさらい」など、多くの意味があります。

もちろん、お仕事においても「書類などのドキュメント作成」に限らず、色々な場面で「レビュー」という作業は存在します。

そして、お仕事では「書類などのドキュメント作成」は日常的におこなわれています。

「ドキュメントの完成」とは、「それ以降、内容を修正してはいけない事」を意味しています。

よって、「ドキュメントが変更される可能性がある間は完成していない」事となります。

「ドキュメント」は、基本的に「個人での作成」となります。

言い換えると、「個人の考えしか反映されていない状態」です。

よって、作成されたドキュメントが「本当に目的に沿った考えが反映されているか?」「内容に誤りがないか?」を確認する事が、「レビュー」となります。

そして、この「目的や考え方」が「レビュー観点」となります。

「作成されたドキュメント」が、この「レビュー観点」による確認で「不備」がある時、「レビュー戻り」となり、「ドキュメント修正」をおこない「再レビュー」となります。

そして、これを「不備」がなくなるまで繰り返します。

「レビュー観点」による確認で「不備」がなくなる事で「レビュー済み」となり、これで「ドキュメントの完成」となります。

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ドキュメントの完成とレビューの関係

「ドキュメントの完成とレビューの関係」についてとなります。

この点を少々整理します。

例えば、「お客様に商品を販売するお仕事」をしているとします。

役割は以下とします。

  • 自分:セールスマン(商品を販売)
  • 営業部:自分が所属している部門(販売を管理している部門)
  • 経理部:代金の入金を管理している部門

そして、これらの部門には、それぞれ「ドキュメントを作成する為の考え方とルール」があります。

はじめに、自分が販売した商品の代金を受け取る為に、「請求書」というドキュメントを作ります。

この「請求書」がお客様に渡され、それをもとに、お客様は代金を入金します。

この入金された情報は、「経理部」で管理されます。

「自分」が作成した「請求書」は、「自分」「営業部」「経理部」のそれぞれで完成されている必要があります。(お話しの都合上、「お客様側の管理」は割愛いたします)

「レビュー」とは、「個人で作成したドキュメント」について、「各部門の考え方やルールが反映されている状態か?」の確認が「目的」となり、これが「レビュー観点」となります。

はじめに「自分自身でのレビュー」となります。

これは、「内容」はもちろんですが、その他に「誤字脱字や数字や文脈のチェック」となり、これが「自分のレビュー観点」となります。

ここで問題があれば、「修正」をおこない、再度「自分自身でのレビュー」をおこないます。

問題がなければ、「自分自身でのレビューの完了」となり、次は「営業部のレビュー」となります。

「営業部のレビュー」では、「営業部の考え方やルールが反映されている状態となっている事のチェック」となります。

例えば、「販売した商品、販売した金額、請求日、お客様の情報」など、「営業部として必要な情報が正しく記載されているか?」などとなり、これが「営業部のレビュー観点」となります。

ここで問題があれば「修正」をおこない、「自分自身のレビュー」の終了後、再度「営業部のレビュー」がおこなわれます。

問題がなければ、「営業部のレビュー」は完了となります。

次は「経理部のレビュー」となりますが、ここで「自分と営業部では作業完了」とみなされます。

この「作業完了」とは、「自分や営業部の判断で請求書の修正は禁止する」という意味になります。

これは「自分や営業部が間違いを発見した場合」でも、「独自の判断で修正をする事はできない」事を意味しています。

理由は「経理部が請求書のを利用する為」となります。

経理部が利用する情報なのに、「自分や営業の修正」により勝手に手を加えられると、何が正しい情報なのか分からなくなります。

そして、「販売した代金が正しいのか?」さえも疑わしくなってしまいます。

この為、「営業部のレビュー」が完了し、問題がない事が確認できたら、その時点から「営業部による修正は禁止」となります

とはいえ、「自分や営業部で間違いを発見した場合」は、「経理部」へ連絡をして、指示を仰ぐのが一般的となります。

そして、「経理部」は「経理部の考え方やルールが反映されている状態となっている事のチェック」となります。

例えば、「販売した金額、請求日、お客様の情報」など、「経理部として必要な情報が正しく記載されているか?」などとなり、これが「経理部のレビュー観点」となります。

ここで問題がある時、「修正の判断は経理部でおこなう」事となります。

もちろん、「請求書を営業部に差し戻す」という方法で、「営業部に修正を委ねる」場合もありますし、他の方法もあるかも知れません。

いずれにしても、「営業部で修正の判断はできない」事となります。

以上、「請求書」を例としましたが、「レビュー」により「ドキュメントの完成」となったあとは、「ドキュメントの作成者」であっても、「自由に変更をしてはいけない」というのが一般的なルールとなります。

これは、「レビューをおこなった担当者や部門が、その時点のドキュメントの内容に責任を持つ」事を意味しています。

だから、「レビュー後のドキュメントを自由に変更をしてはいけない」という考え方となります。

「レビュー」により「ドキュメント完成」と判断された時、その後の「ドキュメントの扱い」について、注意をするようにしてください。

simacatより一言

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「レビュー」は、「最終確認」とも言えます。

とはいえ、「1次レビュー」や「2次レビュー」など、「レビュー」を複数回、おこなう場合もあります。

これは「同じ内容のレビュー」をしているわけではありません。

この「複数回のレビュー」では、それぞれ「レビュー観点」が異なっています。

したがって「レビュー戻り」がある時、「レビュー観点」を無視して無闇に修正をしても、なかなか「レビュー完了」とはなりません。

「ドキュメントを作成している段階」から、この「レビュー観点」を意識しておくと、「レビューに強いドキュメント」となります。

「レビュー戻り」が多い時、精神的にも追い詰められてしまいます。

そのようになる前に、「レビューに強いドキュメント」の作成を心がけるようにしてください。

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