レビューとは？！ドキュメント作成の最終確認？！戻りが多い時はレビュー観点を意識するべき？！
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はじめに
「レビュー」という言葉をご存知でしょうか？
「確認の事でしょ？」と答える人も多いと思います。
その通りです。
「レビュー」を「確認」と考えても問題はありません。
しかし、「なんでレビューが必要なのか？」については、「確認」だけが目的ではありません。
今回は「書類などのドキュメント作成におけるレビュー」と「ドキュメントの完成とレビューの関係」について触れたいと思います。
お仕事で「レビュー」という言葉をはじめて耳にするという人は、特に参考にして頂きたいと思います。
書類などのドキュメント作成におけるレビュー
「書類などのドキュメント作成におけるレビュー」とは、「確認や評価」という意味合いが強くなります。
ちなみに「レビュー」は、英語の「review」で、「re（再び）」と「view（見る）」が組み合わされた言葉となります。
「再び」「見る」となるので、「再調査・再検討・再考察」「過去の出来事の報告・説明・総括」「検査・点検・審査」「批評・評価」「復習・おさらい」など、多くの意味があります。
もちろん、お仕事においても「書類などのドキュメント作成」に限らず、色々な場面で「レビュー」という作業は存在します。
そして、お仕事では「書類などのドキュメント作成」は日常的におこなわれています。
「ドキュメントの完成」とは、「それ以降、内容を修正してはいけない事」を意味しています。
よって、「ドキュメントが変更される可能性がある間は完成していない」事となります。
「ドキュメント」は、基本的に「個人での作成」となります。
言い換えると、「個人の考えしか反映されていない状態」です。
よって、作成されたドキュメントが「本当に目的に沿った考えが反映されているか？」「内容に誤りがないか？」を確認する事が、「レビュー」となります。
そして、この「目的や考え方」が「レビュー観点」となります。
「作成されたドキュメント」が、この「レビュー観点」による確認で「不備」がある時、「レビュー戻り」となり、「ドキュメント修正」をおこない「再レビュー」となります。
そして、これを「不備」がなくなるまで繰り返します。
「レビュー観点」による確認で「不備」がなくなる事で「レビュー済み」となり、これで「ドキュメントの完成」となります。
ドキュメントの完成とレビューの関係
「ドキュメントの完成とレビューの関係」についてとなります。
この点を少々整理します。
例えば、「お客様に商品を販売するお仕事」をしているとします。
役割は以下とします。
- 自分：セールスマン（商品を販売）
- 営業部：自分が所属している部門（販売を管理している部門）
- 経理部：代金の入金を管理している部門
そして、これらの部門には、それぞれ「ドキュメントを作成する為の考え方とルール」があります。
はじめに、自分が販売した商品の代金を受け取る為に、「請求書」というドキュメントを作ります。
この「請求書」がお客様に渡され、それをもとに、お客様は代金を入金します。
この入金された情報は、「経理部」で管理されます。
「自分」が作成した「請求書」は、「自分」「営業部」「経理部」のそれぞれで完成されている必要があります。（お話しの都合上、「お客様側の管理」は割愛いたします）
「レビュー」とは、「個人で作成したドキュメント」について、「各部門の考え方やルールが反映されている状態か？」の確認が「目的」となり、これが「レビュー観点」となります。
はじめに「自分自身でのレビュー」となります。
これは、「内容」はもちろんですが、その他に「誤字脱字や数字や文脈のチェック」となり、これが「自分のレビュー観点」となります。
ここで問題があれば、「修正」をおこない、再度「自分自身でのレビュー」をおこないます。
問題がなければ、「自分自身でのレビューの完了」となり、次は「営業部のレビュー」となります。
「営業部のレビュー」では、「営業部の考え方やルールが反映されている状態となっている事のチェック」となります。
例えば、「販売した商品、販売した金額、請求日、お客様の情報」など、「営業部として必要な情報が正しく記載されているか？」などとなり、これが「営業部のレビュー観点」となります。
ここで問題があれば「修正」をおこない、「自分自身のレビュー」の終了後、再度「営業部のレビュー」がおこなわれます。
問題がなければ、「営業部のレビュー」は完了となります。
次は「経理部のレビュー」となりますが、ここで「自分と営業部では作業完了」とみなされます。
この「作業完了」とは、「自分や営業部の判断で請求書の修正は禁止する」という意味になります。
これは「自分や営業部が間違いを発見した場合」でも、「独自の判断で修正をする事はできない」事を意味しています。
理由は「経理部が請求書のを利用する為」となります。
経理部が利用する情報なのに、「自分や営業の修正」により勝手に手を加えられると、何が正しい情報なのか分からなくなります。
そして、「販売した代金が正しいのか？」さえも疑わしくなってしまいます。
この為、「営業部のレビュー」が完了し、問題がない事が確認できたら、その時点から「営業部による修正は禁止」となります
とはいえ、「自分や営業部で間違いを発見した場合」は、「経理部」へ連絡をして、指示を仰ぐのが一般的となります。
そして、「経理部」は「経理部の考え方やルールが反映されている状態となっている事のチェック」となります。
例えば、「販売した金額、請求日、お客様の情報」など、「経理部として必要な情報が正しく記載されているか？」などとなり、これが「経理部のレビュー観点」となります。
ここで問題がある時、「修正の判断は経理部でおこなう」事となります。
もちろん、「請求書を営業部に差し戻す」という方法で、「営業部に修正を委ねる」場合もありますし、他の方法もあるかも知れません。
いずれにしても、「営業部で修正の判断はできない」事となります。
以上、「請求書」を例としましたが、「レビュー」により「ドキュメントの完成」となったあとは、「ドキュメントの作成者」であっても、「自由に変更をしてはいけない」というのが一般的なルールとなります。
これは、「レビューをおこなった担当者や部門が、その時点のドキュメントの内容に責任を持つ」事を意味しています。
だから、「レビュー後のドキュメントを自由に変更をしてはいけない」という考え方となります。
「レビュー」により「ドキュメント完成」と判断された時、その後の「ドキュメントの扱い」について、注意をするようにしてください。
simacatより一言
「レビュー」は、「最終確認」とも言えます。
とはいえ、「１次レビュー」や「２次レビュー」など、「レビュー」を複数回、おこなう場合もあります。
これは「同じ内容のレビュー」をしているわけではありません。
この「複数回のレビュー」では、それぞれ「レビュー観点」が異なっています。
したがって「レビュー戻り」がある時、「レビュー観点」を無視して無闇に修正をしても、なかなか「レビュー完了」とはなりません。
「ドキュメントを作成している段階」から、この「レビュー観点」を意識しておくと、「レビューに強いドキュメント」となります。
「レビュー戻り」が多い時、精神的にも追い詰められてしまいます。
そのようになる前に、「レビューに強いドキュメント」の作成を心がけるようにしてください。
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