お仕事で確認不足が多い！？確認は面倒？！確認不足になる理由とは？！確認する意識を持ちましょう？！

お仕事で確認不足が多い！？確認は面倒？！確認不足になる理由とは？！確認する意識を持ちましょう？！

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はじめに

お仕事で、「確認不足による失敗」をしてしまった時、「あの時、確認をしておけば良かった」と思う事は良くある事です。

それが同僚に対して、たった一言、聞くだけで済んでいたのであれば、さらに後悔をする事となります。

お仕事では、慎重になる事に越した事はありません。

したがって、「確認はおおいにおこなうべき」となります。

とはいえ、頻繁に「確認」の為に、まわりの人に聞くのも、まわりの人の作業の手を止めてしまう為、迷惑をかけてしまう可能性があります。

「失敗は怖い」、しかし「確認」はできない。

厳しい状態です。

とはいえ、「失敗」はできるだけ回避をする必要があります。

今回は、「確認不足となる理由」と「確認をする意識」について触れたいと思います。

人に聞くだけが「確認」ではありません。

色々な手段を利用して「確認」をおこない、「失敗の回避」に役立ててください。

確認不足となる理由

「確認不足となる理由」ですが、「確認をする意識の低下」が大きな原因となります。

基本的には「集中力の低下や慢心」が、「確認の意識の低下」につながります。

それでは、「確認をする意識の低下とは何か？」となります。

お仕事を覚える時、「教わる自分」も「教える人」も、「確認」は当たり前におこなわれています。

この「確認」を繰り返して、お仕事を覚えていきます。

しかし一度、お仕事を覚えてしまうと、「確認をする事」がなくなり、その状態に慣れる事となります。

これが原因となり、「確認をする意識の低下」がおこり、「確認する事を怠る」結果となります。

言葉にしてしまうと、非常に簡単なのですが、「集中力の低下や慢心」は誰でも感じますし、それを取り除くのは難しい事でもあります。

また、時間的な猶予がない場合もあります。

時間的な猶予がない時、急いでお仕事をおこなう必要がある事から、「確認の手間を排除」する事となります。

この「確認の手間を排除」する事も、「確認をする意識の低下」の要因となります。

こちらも、仕方がない事で、取り除くのは難しい事となります。

とはいえ、「集中力の低下や慢心」にしても、「確認の手間を排除」にしても、「失敗に対する対応」には時間が必要となります。

そして、「自分の信用」も、少なからず、失う事となります。

「自分の信用を失わない」為にも、「ほかの人に迷惑をかけない」為にも、「確認をする意識の低下」を防ぎ、「確認をする意識」を常に持ち、失敗を回避する必要があります。

確認をする意識

お仕事をおこなう時、「確認をする意識を常に持つ」必要があります。

お仕事での作業は、いくつもの工程で成り立っています。

その工程ごとに、「確認をする動作」を常に入れる事が、「確認をする意識を常に持つ」という事となります。

具体的に「確認をする動作」を挙げます。

「確認をする意識がある状態で、確認をしない」場合は、「確認をする方法を考える」にて、「確認をしなくても問題がない事を確認した」為、「不要」と判断をした事となります。

これは「理由」があって、「確認をしなかった」事となります。

しかし、「確認をする意識がない状態で、確認をしない」場合は、何の考えもなかった為、「確認を怠った」事となり、これが「確認をする意識の低下」による、「確認不足」となります。

そして、「確認をする意識を常に持つ状態」であっても、「確認をする方法を考える」事の不都合により、「確認不足」が発生する時があります。

これは、「確認をする方法が分からない状態」と「確認する項目が不足している状態」の２つのケースがあります。

この２つのケースについては、「考えを補う工夫」が必要となります。

「考えを補う工夫」をいくつか挙げます。

「人に聞く」や「人に確認をしてもらう」については、「本当に自分では分からない場合」となります。

「本当に自分では分からない場合」、どれだけ考えても、答えを見つける事はできません。

この時は、人に迷惑をかける事を覚悟してでも、失敗に備えて、「確認」をお願いするべきとなります。

そして、この「人に聞く」や「人に確認をしてもらう」にて、確認できた事柄については、「過去のメモを確認する」「手順書を確認する」「確認の為のチェックリストを作る」に、反映させる必要があります。

一度、「確認」として人に聞いた事、人にしてもらった事は、「自分が知っている事柄」となります。

これが「確認する項目が不足している状態」を回避する為の方法でもあります。

ただし、反映を怠ってしまうと、ただ「人に迷惑をかける存在」となってしまうので、この点については注意をする必要があります。

そして、「過去のメモを確認する」「手順書を確認する」「確認の為のチェックリストを作る」については、できるだけ同じ作業をする人と共有をするようにしてください。

「確認不足」により「失敗」をするのは、自分だけではないと考えるべきです。

もし、「確認」をする対象が「電子データ」の場合は、自動でチェックをおこなうツールを作る事で、「確認の手間」を減らせる事と同時に、「精度の高い確認」がおこなえるようになります。

simacatより一言

「失敗」をした時、「自分の能力を疑う人」が時々います。

もちろん、「自分の能力の問題」の可能性をすべて否定をするつもりはありません。

しかし、実際のお仕事の中の「失敗」のほとんどは、「確認さえしていれば、回避できたケース」となります。

したがって、「自分の能力」を疑う必要はありません。

それよりも、「確認する方法」を考えて、「確認不足が起こらない工夫」を考えて、お仕事に取り入れて頂ければと思います。