改善提案とは？！気を付けるポイントとは？！提案書の構成とは？！PDCAで継続的な改善を？！
聞き流し用動画（YouTube）
はじめに
お仕事をしていると「とある作業のやり方」について「無駄」だと思う事があります。
「無駄」だと思っていても「仕方がないから」「言われているから」、そんな気持ちで作業をおこなう事は珍しくありません。
この時、「もっと簡単なやり方がある」「もっと効率的なやり方がある」など「代替案がある」ならば、「管理者や上司に打ち明けるべき」です。
実はこれが「改善提案」となります。
仮に「管理者や上司」に受け入れられた場合、「とある作業」が「簡単なやり方」や「効率的なやり方」となる為、「改善される」事となります。
今回は「改善提案」について触れたいと思います。
今まで「改善提案をした経験のない人」も「自分のお仕事を楽にする事」を第一に考えて「改善」に取り組んで頂きたいと思います。
改善提案とは
「改善提案」とは「改善をする為の提案」となります。
お仕事での改善提案とは
「改善」とは「ある物や事柄の悪い点や劣っている点について、改め、そして良くする事」となります。
「お仕事での改善提案」とは、「業務や作業について悪い部分を指摘し代替案を提示する事」となります。
普段、お仕事をしていて「何でこんな事をしないといけないのか？」「この面倒な作業は何とかならないのか？」など「疑問を感じる」事があります。
そして、例えば「こうなれば楽になる」「こうすれば考えずに済む」など、その為の「実現可能な事柄」が「代替案」となります。
言い方を変えると「疑問」が「悪い点や劣っている点」で、これを「改善」するのが「代替案」となります。
もちろん、「改善」である以上、「代替案」は「業務や作業が現状より良くなる事」である必要があります。
効果や実施期間は数値で表現をする
「改善提案」を考える時のポイントは「どれくらいの効果があるのか？」「実施にあたり、どれくらいの費用や時間がかかるのか？」となります。
そして、これらを「数値」で表現をする事により「より具体的」となり分かりやすくなります。
効果
「どれくらいの効果があるのか？」については、例えば「1日に２０分、作業時間が減らせるので年間にすると何時間減らせる」などとなります。
そして、「業務のライフサイクル全体」を視野に入れて「効果」を求めるようにして下さい。
例えば「後任者への引き継ぎにかかる時間を何時間減らす事ができる」なども「効果」となります。
実施にともなう費用や時間
「実施にあたり、どれくらいの費用や時間がかかるのか？」については、例えば、「1日、６０分ほど作業をおこなえば２０日間で実施が可能」などとなります。
また、実施にあたり「特別に必要な環境や資源」がある場合、前提条件として提示をするようにしてください。
改善提案の相談
自分で考えた「改善提案」ですが、「他にも良い代替案」があるかも知れません。
「同じ職場の仲間に相談をする」と自分では見えなかった部分の発見があるかも知れないので、一度、「改善提案」についての意見を聞くようにしてください。
そして、「管理者や上司」にも相談をするようにしてください。
「改善提案の実施」を決めるのは「管理者や上司」となります。
ここで相談をしておく事とで「思い違い」を防ぐ事ができます。
改善提案の注意点
「改善提案の注意点」を２つほど挙げます。
ハードルをあげ過ぎない
「同じ職場の仲間に相談をする」と前述致しましたが、「あれも、これも」と提案が増えてしまう事があります。
もし、「あれも、これも」となってしまった場合は「個人レベルでの対応」は避け、「必要な要員と時間を別に設けて体制を作り対応する」事としてください。
「個人レベル」で、たくさんの事を一気に解決する事になると「改善」が進まなくなります。
コスト（費用）がかかる事
「お金」のかかる事は嫌がられます。
「人が足りないからもう一人雇って下さい」とか「自動化の為のシステムを導入しましょう」などは、間違いなく「門前払い」となります。
もし、こうした「改善提案」をする時はしっかりとした調査をおこない「必要性を示す情報」を作り提示をしてください。
とはいえ、「改善提案の検討の為の調査」に手間や時間が掛かりすぎると、これが「コスト」となります。
そして、また実施をするにあたり「コスト」が掛かる為、「非常にハードルの高い改善提案」となります。
よってまずは、お金をかけずに効率化を狙える「改善提案」を検討するようにしてください。
改善提案書
考えた「改善提案」を人に伝える為の情報となり「改善提案書」などと呼ばれます。
「改善提案書の基本的な構成」を挙げます。
表紙
主に「タイトル」「提案者、組織、プロジェクトの名前」「連絡先情報」「提案提出日」となります。
目次
提案書の内容を一覧で表示して必要な情報を素早く見つけられるようにします。
概要
提案の要約となります。
「提案の背景や現状の問題点（As-Is）」「改善内容や目指すべき姿（To-Be）」「期待される効果」「必要な予算」などを簡潔に説明します。
「複数の改善」をおこなう場合は、「全体の現状（As-Is）と全体の目指すべき姿（To-Be）、そして期待される効果の合計」を挙げてから、個々の「提案の背景や現状の問題点（As-Is）」「改善内容や目指すべき姿（To-Be）」「期待される効果」「必要な予算」を一覧化すると、まとまりが出てきます。
実施計画やその他
「具体的な実行計画」と必要ならば「補足や備考や特記事項」「参考文献」「参考情報」などを提示します。
その他の情報
その他に「背景情報」「リスク分析」「補足情報」などが必要な場面があります。
状況に応じて提案書に追加をしてください。
改善提案書のフォーマット
なお、「改善提案書のフォーマット」についてはネットで検索をすると見つける事ができます。
仮に会社で「フォーマット」が用意されている場合は、そちらを使用するようにして下さい。
以上、「改善提案とは」でした
他にも「プレゼン」など、工夫をするべき事はたくさんあります。
もし、「自分には改善提案は難しい」と感じている場合は、無理に「改善提案」をおこなう必要はありません。
しかし、目の前のお仕事について「疑問」を持ち、自分の頭の中で「こうなれば良いのに」と考え続ける事だけは忘れないようにしてください。
PDCAサイクルによる継続的な改善
「PDCA」についてとなります。
「PDCA」とは「Plan」「Do」「Check」「Action」のそれぞれの頭文字をつなげた言葉となります。
Plan
「Plan」は「計画」です。
「問題や課題の対策」でも「改善」でも「求める姿」があり、これが「目標」となります。
この「目標」に対して「計画」を立てる事となります。
「誰が(Who)」「いつ(When)」「どこで(Where)」「何を(What)」「なぜ(Why)」「どのように(How)」「いくらで(How much)」など「5W2H」を意識しながら目標を設定します。
なるべく「具体的な数値」とすると目標が立てやすくなります。
Do
「Do」は「実行」です。
「計画」に従って「実行」をします。
「計画」では「作業」と「作業時間」を求め、「WBSやTo-doリスト」などに落とし込む事で取りこぼしがなくなります。
「WBS」とは「Work Breakdown Structure：作業分解構成図」と言い、「作業を一覧化するとともに進行状況の把握を可能にする物」となります。
Check
「Check」は「評価」です。
「実行」した結果、「目標を達成できたのか？」を評価します。
ここでは良かった点も悪かった点も挙げる必要があります。
「良かった点」では「どのような効果があったのか？」を明確にします。
「悪かった点」では「何がどのように悪く、どうするべきだったのか？」を明確にします。
「効果を数値であらわして分析をする」と「評価」が楽になります。
Actin
「Action」は「検討」です。
「Check」での結果や「新しく発生した問題や課題」なども含めて、「検討」をおこないます。
そして、この「検討の結果」が次の「目標」となります。
この「目標」について再度「Plan」にて実施計画を立てる事となり、これが「PDCAサイクル」となります。
以上、「PDCA」でした。
「PDCA」が「お仕事の品質向上や効率化に向けた動き」となり、「継続的な改善」をおこなう事となります。
simacatより一言
少々荒っぽい言い方をすると「疑問に思っている事を聞いてみる」だけでも「改善提案」になる場合があります。
しかし、ちゃんとした手順や形で「改善の提案」をおこなうほうが「考えを受けいれられる可能性」が高くなります。
現在、携わっているお仕事について、少しでも「楽に」「快適に」なるように、「改善点」を見つけて、「改善の提案」をして頂きたいと思います。
コメント