改善提案の流れをアドバイス！！良い改善提案は受け入れられる！！
はじめに
仕事をしていて無駄だと思う事は様々あります。
無駄だと思っても仕方がないから行なっている作業は多いのではないでしょうか？
もちろん、仕事ですので不満はありながらも、そのまま行うしか無い場合もあります。
しかし、「本当にそのまま行う必要があるのでしょうか？」
疑問に思って聞いてみると、意外にそうではない作業が多くあります。
少々荒っぽい言い方をすると「疑問に思って聞いてみる事」が改善提案となります。
しかし、できればちゃんとした手順で改善提案を行った方が良いと思いますので、今回は通常の改善提案の流れを投稿致します。
改善提案とは
改善提案とは業務を改善する提案です。
普段、何気なく行なっている業務について改善するべき部分について指摘を行い代替案を出す事です。
そして代替案は効率的にも費用的にも現状より優れている必要があります。
事の始まりまは自分が感じる事
普段、お仕事をしていて「何でこんな事をしないと行けないのか？」「この面倒な作業は何とかならないのか？」などと疑問を感じる事はないでしょうか？
その様な考えが改善提案には必要なのです。
「どれだけ楽ができるのか」「どれだけ簡素化できるのか」が業務の改善には必要な発想なのです。
しかし、多くの方は疑問に感じてはいますが、惰性で行なってしまうのです。
本来はもっと楽にできるかも知れないのにです。
どの様にしたら楽になるのかを整理する
楽になるにはどうしたら良いのか？
それは業務のやり方自体を変えてしまえば良いのです。
自分が楽をする為に、自分が考えずに済むような、そんな手段を考えるのです。
そして、その手段が改善提案となるのです。
どれだけの効果があるのかを数値で表現する。
改善提案を考え時にどの様な効果があるのかを具体的に示す必要があります。
ポイントは
- 作業時間がどれくらい減るのか
- 作業がどれだけ単純化されたのか
- 実施するにあたり、どれくらいの費用と期間がかかるのか
となります。
「自分が今まで行なっていた作業を１００として、改善提案を実施する事により８０となる」と言う表現よりも「1日に20分減らせるので年間にすると何時間減らせる」と具体的な数値で効果の表現をしましょう。
そして、この業務改善を行う事により「後任者への引き継ぎにかかる時間を何時間減らす事が出来ます」など、その業務の初めから全体に至るまでを視野に入れて検討しましょう。
最後に「1日、60分ほどの作業で20日間で実施できます」と言う様に改善の実施について具体的な数値で表現をする様にしましょう。
整理した内容を仕事仲間に確認をしてもらう
考えた改善提案ですが、もしかしたら他にも改善すべき要素があるかも知れません。
仕事仲間に相談をすると自分では見えなかった部分が見えるかも知れないので、一度改善提案について意見を聞いてみましょう。
そして、できればリーダーや上司に相談をすると良いでしょう。
改善提案の実施を決めるのはリーダーや上司となります。
ここで相談をしておく事で根回しにも繋がります。
なるべく多くの方の意見を聞くと改善提案が受け入れられる可能性が高くなります。
改善提案の注意点
ハードルを上げ過ぎない
なるべく多くの方の意見を聞くと良いと前述致しましたが、「あれも、これも」と提案が増えてしまう可能性があります。
もし、「あれも、これも」となってしまった場合は「提案と効果」の作成をお願いしましょう。
「どうしても」と言われてしまった場合、それは「プロジェクト」で個人レベルではどうする事もできません。
必要な要員と時間を別に設けて頂き、体制を作り対応するべきです。
個人レベルではたくさんの事を一気に解決する様な事は避け、一つずつ実施された改善提案に対して効果が出せているのかをしっかりと捉える必要があります。
コスト（費用）がかかる事は敬遠される
どの業務でもそうですが、お金のかかる事は嫌われます。
「人が足りないからもう一人雇って下さい」や「自動化の為のシステムを導入しましょう」などは門前払いとなります。
もし、こうした改善提案をする際はしっかりとした調査を行いデータで必要性を示す必要があります。
例えば残業時間が多過ぎる状態が３年以上続き、仕事に関係している方々の疲労状態をモニタリングし、その様なデータを元とする必要があります。
改善提案の検討の為の調査に手間や時間が掛かり、これがコストとなります。また実施をするにあたり再びコストが掛かります。
これは非常にハードルの高い改善提案となってしまうのです。
お金をかけずに効率化を狙える改善提案を検討しましょう。
PDCA（Plan・Do・Check・Action)サイクル
PDCAサイクル
PDCAサイクルを用いて、更なるお仕事の品質向上と効率化に向けた動きをします。
Planは計画
目標を立て計画を作ります。
「誰が(Who)」「いつ(When)」「どこで(Where)」「何を(What)」「なぜ(Why)」「どのように(How)」「いくらで(How much)」行うのかという5W2Hを意識しながら、目標を設定します。
なるべく具体的な数値とすると理解がし易い物となります。
Doは実行
計画に従って実行します。
計画は時間や数値などでWBSやToDoリストに落とし込むと取りこぼしがなくなります。
WBSはWork Breakdown Structure：作業分解構成図と言い、作業を一覧かしている物です。
Checkは評価
立てた目標が達成されているのかを評価します。
ここでは良かった点も悪かった点も挙げて分析し、どうしてそうなったかの原因を検討します。
できるだけ数値で評価をすると分析が楽になります。
Actionは改善
評価された結果を元に悪かった点をどの様に改善するのかを検討します。
また、この検討結果を実施するのか、実施しないのかも次のPlanへ繋げます。
simacatから一言
改善提案は「どれだけ仕事が楽になるか」だけではありません。
改善提案を作成する際の視点や手順は「人に見せる為の資料」ですので、そうした書類の書き方の勉強にもなります。
また、改善提案を作成した結果、その提案を発表する場面も出てくると思います。
他の人に見せる資料を作成し、人にお話しをする事に慣れ事ができます。
あまり経験のない方は改善提案から始めては如何でしょうか？
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