お仕事でのプレゼン資料作成のポイント？！スライドってなに？！情報を伝え・理解させ・共感を得る？！

お仕事でのプレゼン資料作成のポイント？！スライドってなに？！情報を伝え・理解させ・共感を得る？！

聞き流し用動画

はじめに

お仕事でプレゼンの資料を作ることはないでしょうか？

今回は「プレゼン資料の作成」について触れたいと思います。

「プレゼン資料の作成」は練習することで向上する技術です。

よって、できるだけ多くのプレゼン資料を作り、そして、慣れることをおすすめします。

プレゼン資料

「プレゼン資料」は、「目的」が分からないと作る事ができません。

「プレゼン資料の作成が苦手な人」のほとんどは「目的を理解していない」ことが原因です。

「プレゼン資料を作成する目的」をご紹介します。

情報を伝える

こちらの考えを伝えます。

この為に、「言葉での情報」に加えて「視覚的な情報」をつくります。

理解させる

聞き手や読み手の理解を促進させます。

この為に、「論理的な構成」と「説得力のある表現」を加えます。

共感を得る

聞き手や読み手の心をつかみ納得や合意をさせます。

この為に、「ストーリー性のある構成」と「共感を呼ぶ表現」を加えます。

以上、「プレゼン資料を作成する目的」になります

「プレゼン」は、「こちらの思惑通りの行動をしてもらう為の行為」です。

その為に、「情報を伝える」「理解させる」「共感を得る」ことが必要になります。

例えば、「商品の販売」をする時になります。

「情報を伝える」ことが「商品の存在を知らせる」ことになります。

「理解させる」ことが「商品の機能を知らせる」ことになります。

そして、「共感を得る」事で「売上」につながります。

「プレゼン」とは「この一連をおこなうこと」であり、「プレゼン資料」とは、「この一連をおこなう為のツール」になります。

「プレゼン資料の作成が苦手な人」は、「情報を伝える」「理解させる」「共感を得る」を順番に、一つずつ練習するようにしてください。

それでは、一般的なお仕事で「プレゼン資料が利用される場面」をご紹介します。

情報の共有

チームメンバーや関係者にプロジェクトの進捗、結果、計画などの情報を共有します。

意思決定の支援

経営陣やクライアントに対して提案や計画を説明し、意思決定を促します。

教育とトレーニング

新しいシステムやプロセスの導入時に、従業員にその内容を説明し、トレーニングをおこないます。

売上やマーケティングの促進

クライアントや顧客に対して製品やサービスの魅力を伝え、販売促進を図ります。

プロジェクトの報告

プロジェクトの成果や進行状況をクライアントやステークホルダー（利害関係者）に報告します。

合意形成の獲得

複数の関係者間で意見をまとめ、合意を形成します。

ビジョンや戦略の共有

ビジョンや長期戦略を伝え、共通の目標を明確にします。

問題解決と提案

現在直面している問題点を明確にし、その解決策を提案し承認させます。

評価とレビュー

過去の業績やプロジェクトの評価をおこない、次のステップを計画します。

以上、「プレゼン資料が利用される場面」になります

これらの場面以外にも「プレゼン資料」は利用されます。

プレゼン資料は、情報を視覚的に整理し、わかりやすく伝えるためのツールとして非常に重要です。

また、「プレゼン資料を作成する」ことで「思考の整理」もおこなえます。

「プレゼン資料を利用する機会がない」為、「プレゼン資料を作らない人」がいると思います。

しかし、「今の自分の状態を理解する」為にも、日常的に「プレゼン資料を作る」ことをおすすめします。

この場合、「プレゼンの相手」は「現在の上司」か「未来の自分」をイメージすると作りやすくなります。

プレゼン資料作成のポイント

「プレゼン資料作成のポイント」になります。

「プレゼン資料の作成」にあたり、必ず必要なのが「目的」です。

「プレゼンをおこなう目的」に応じて「内容」を検討します。

例えば、「目的」には「情報共有」もあれば「販売活動」もあります。

これらを同じように作ってしまうと、「理解が難しい資料」になります。

よって、「プレゼン資料の目的に応じて作成する」必要があります。

それでは、「プレゼン資料の作成のポイント」をご紹介します。

構成

「何を伝えたいのか？」「誰に伝えたいのか？」に応じて決めます。

そして、「読み手や聞き手の興味を引くような導入」「問題提起と解決策の明確な対比」「具体的な事例やデータ」「読み手や聞き手を行動に促すような結論」などを検討します。

これらを適切な順番にするのが「構成」になります。

「読み手や聞き手の興味が失われないような流れ」が理想になります。

「構成の例」としては、「序論・本論・結論」などが一般的です。

デザイン

シンプルで分かりやすい表現だと、それだけ「情報量が少なくなる」ので、「理解しやすい物」になります。

しかし、あまりにも「淡白で情報量が少なすぎる」と印象に残りにくく、理解されない可能性があります。

よって、「適切な情報」を「色数やフォントの種類を絞る」「余白を適切に使う」「画像やイラストを効果的に使う」などのテクニックを利用し、読みやすいように配置します。

また、「視覚資料」として、「図表」「グラフ」「動画」などの利用も検討するようにしてください。

読み返し

「プレゼン資料」の作成途中、もしくは作成後、「実際に声に出した読み返し」をおこなってください。

「文章の不備や過不足」「時間配分」「言い回しの簡略化」など、見直しができる部分を見つける事ができるかも知れません。

そして、プレゼン前には「話しかたや声のトーン、表情も含めた練習」をできるだけ「多くの人の前」でおこなうようにしてください。

また、この時に「質疑応答」についても、スムーズに答えられるように準備しておきます。

以上、「プレゼン資料の作成のポイント」になります

参考程度になりますが、「悪いプレゼン資料のポイント」をご紹介します。

情報過多

「一枚のスライドに大量の情報を詰め込んでいる」などになります。

重要なポイントが埋もれてしまいます。

デザインの一貫性がない

「フォントや色の統一感がない」「スライドごとにレイアウトが異なる」などになります。

視覚的にまとまりがなくなる為、内容の理解の妨げになります。

視覚効果の乱用

「無駄にアニメーションが多い」「不要な装飾や背景が多い」などになります。

資料の流れが乱される為、内容の理解の妨げになります。

視覚要素の不足

「テキストばかり」「関連性のない画像や低品質の画像が大量に使用されている」などになります。

視覚的に集中ができない為、内容の理解の妨げになります。

フォントサイズが不適切

「後ろの席から見えないフォントサイズの使用」「全体のバランスが崩れるほど大きいフォントの使用」などになります。

文章が読みづらくなる為、これが内容の理解の妨げになります。

色の選び方が不適切

「背景と文字のコントラストが低い」「色を多用しすぎる」などになります。

視覚的に混乱を招く為、内容の理解の妨げになります。

データが不明確

「信頼性の低いデータや古い情報を使用している」「複雑すぎるグラフの使用やラベルが不足している」などになります。

データの信憑性が低い為、共感を得られません。

内容に一貫性がない

「ストーリーの流れが不自然」「論点が飛び飛びになっている」「目的に合わない内容になっている」などになります。

聞き手や読み手が何を伝えられたのか分からない為、共感を得られません。

自己中心的な視点

「聞き手や読み手の利益や関心を無視」「聞き手や読み手に理解されない専門用語の多用」などになります。

聞き手や読み手が何を伝えられたのか分からない為、共感を得られません。

以上、「悪いプレゼン資料のポイント」になります

これらのポイントを避ける為にも「聞き手や読み手の立場」に立って、分かりやすく魅力的な資料を作成するようにしてください。

「プレゼン資料」は通常、「スライド」という形で作られます。

これを作る為に「パワーポイント」や「キーノート」などが利用されています。

この「スライド」とは「情報を視覚的に伝えるための１枚の画面」という意味になります。

そして、「プレゼン資料のスライド」は、前述の「プレゼン資料を作る目的」に応じて、「構成」に従い、「強く伝えるポイント」「強く印象づけるポイント」ごとに、「スライド」を作成して、まとめられた物が「プレゼン資料」になります。

「スライド」を考える時、どうしても「画像やイラスト」を多用しがちです。

そして、「画像やイラストの検索に多くの時間を割いてしまう」ことがあります。

このような事態を避ける為にも「目的が果たせるならば、文字だけでも問題はない」という点を、つねに頭の片隅においておくようにしてください。

simacatより一言

最近では「ＡＩで自動的にスライドを作成するサービス」があります。

実際にいくつか試してみましたが「非常に便利」です。

特に「文面をAIが考えてくれる」ので、「適切な最小限の文章が作られる」点が効率的です。

また、「デザインの一貫性」も保たれます。

便利な時代になりました。

しかし、こうしたサービスをWEB上で利用する時は、「会社名」「個人名」「金額や工数などの数字」の入力は控えるようにしてください。

かりに、どうしても「WEBサービスを利用したい」場合は、「@@@会社名@@@」「@@@個人名@@@」「@@@数字@@@」など「代替文字」にして、後からパワーポイントなどで「一括変更」できるようにしてください。