お仕事で効率が良いとは？！効率的とは？！自分の作業をチェック？！効率化をして生産性向上を目指す？！

お仕事で効率が良いとは？！効率的とは？！自分の作業をチェック？！効率化をして生産性向上を目指す？！

はじめに

お仕事では「効率」が重要になります。

「効率が良い」場合、ある一定の時間内で、より多くのお仕事ができる為です。

今回は「お仕事の効率」について触れたいと思います。

「効率とはなにか？」「どのようなメリットがあるのか？」について参考にして頂きたいと思います。

効率・効率的・効率化

「効率」とは一言で「無駄を省く」という事になります。

そして、この状態をあらわした言葉が「効率的」になり、「効率的にする」事が「効率化」になります。

一般的なお仕事で「効率化するメリット」をご紹介します。

時間と労力の節約

「限られた時間や労力で、より多くのお仕事をこなす事」ができるようになります。

ストレスの軽減

「無駄な作業が減る」為、「ストレスの軽減」になります。

品質の向上

「集中して作業に取り組む事ができるようになる」為、「仕事の品質」が上がります。

成果の達成率の向上

「目標の達成率を高める事ができる」為、「より多くの成果を生み出す」事ができるようになります。

自己満足度の向上

「効率的にお仕事を進める事ができるようになる」為、「自己満足度」が高まります。

以上、「効率化するメリット」になります

「一般的なお仕事における効率的」とは、「限られた時間や労力で最大限の成果を上げる事」です。

それでは、「お仕事を効率的にする為の視点」をご紹介します。

時間の短縮

「同じ作業をより短時間で終わらせる」「無駄な作業を省く」「複数の作業を同時におこなう」などになります。

品質の向上

「ミスを減らす」「高品質な成果を生み出す」「顧客満足度を高める」などになります。

コストの削減

「必要なコストを最小限に抑える」「リソース（資源）を有効活用する」「ムダをなくす」などになります。

成果の最大化

「目標達成率を高める」「利益を最大化する」「期待以上の成果を生み出す」などになります。

以上、「お仕事を効率的にする為の視点」になります

お仕事では「効率」という一言で済まされてしまう場合があります。

しかし、これらの「視点」がないと、「何を効率化すれば良いのか？」がわかりません。

よって、これらの「視点」にて、「効率化に向けた行動」をするようにしてください。

お仕事の効率化の為の「行動のポイント」をご紹介します。

目標を明確にする

「何を達成したいのか？」を明確にして、「必要な作業」を洗い出します。

優先順位をつける

作業に「優先順位」をつけ、「重要度の高い作業」から順番に取り組みます。

集中できる環境を作る

雑音を減らして、「お仕事に集中できる環境」を整えます。

整理整頓する

「デスクまわり」「パソコンのフォルダの中身」など、整理整頓しておきます。

ツールやシステムを活用する

「タスク管理ツール」や「ショートカットキー」などを「利用できるものは全て利用する」ようにします。

定期的に改善する

自分の作業を見直し、「定期的な改善」をおこないます。

以上、「行動のポイント」になります

「効率化のメリット」を得る為にも、できる限り「効率」を意識して、お仕事に従事してください。

「効率化する」事で、お仕事のパフォーマンスが向上し、「生産性」が上がります。

自分の為、チームの為、組織の為、そして会社の為に「お仕事の効率化」を目指してください。

自分の作業を確認する方法

お仕事をしていて「自分の作業は効率化できているのか？」については常に意識する必要があります。

「効率的」でない場合、「無駄な事をしている可能性が高い」為です。

それでは「効率化できているのかのチェックポイント」をご紹介します。

タスクの時間

「各タスクにどれだけの時間を費やしているか？」を記録します。

アプリやツールを使用すると楽に記録する事ができます。

「タスクの時間の推移」を「効率化の指標」にします。

目標対現実の比較

予定した時間内にタスクが完了しているかどうかを確認します。

「全体のタスクの数に対して目標通りに完了したタスクの数の比率」を「効率化の指標」にします。

アウトプットの量と質

一定の時間内にどれだけの作業を完了し、その品質がどの程度かを評価します。

「アウトプット全体の数に対して誤りが発生した数の比率」を「効率化の指標」にします。

納期

「締め切りに間に合わせているか？」「遅延がないか？」にて評価します。

「全体のタスクの数に対して納期に間に合わなかったタスクの数の比率」を「効率化の指標」にします。

上司や同僚からのフィードバック

自分の作業の効率性について、上司や同僚からフィードバックをもらいます。

「上司や同僚からのフィードバック」を「効率化の指標」にします。

自己評価と振り返り

定期的に自分の作業を振り返り、「どの部分が効率的」で「どの部分の改善が必要か」を考えます。

「自分の作業の振り返り」を「効率化の指標」にします。

優先順位つけ

重要度と緊急度にもとづいてタスクを優先順位付けし、効果的に取り組んでいるかを確認します。

「全体のタスクの数に対して優先順位を間違えたタスクの比率」を「効率化の指標」にします。

KPI（重要業績評価指標）の設定

「指標」を作り、達成度を確認します。

「KPIの達成度」を「効率化の指標」にします。

作業記録の分析

過去の作業記録を分析します。

「効率的に作業がおこなえていたパターン」を「効率化の指標」にします。

作業の自動化

自動化できる作業をツールやスクリプトで自動化しているかを確認します。

「全体の作業の数に対して自動化できた作業の数の比率」を「効率化の指標」にします。

ただし、「自動化した作業」については「想定通りの効果となっているのか？」を確認する必要があります。

他人に任せた方が効率的なタスク

自分でおこなうよりも他人に任せた方が効率的なタスクを確認します。

「他人に任せた結果の時間や品質の変化」を「効率化の指標」にします。

自己研鑽

自分が「効率的な作業方法や新しいツールの習得に努めているか？」を確認します。

「新しい方法やツールの使用をどれくらい取り入れたのか？」を「効率化の指標」にします。

以上、「効率化できているのかのチェックポイント」になります

お仕事の内容により、「確認可能な方法」と「確認不能な方法」があります。

自分のお仕事の中で、「確認可能な方法」を取り入れ、「効率化に向けた気づき」に利用してください。

なお、「効率化できたタスク」があったとしても「見なおし」は必要です。

これは「PDCAサイクル」と言われていて、定期的に「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」を繰り返します。

「PDCAサイクル」により、「効率化したタスクの評価」をおこない、必要ならば「改善の検討」になります。

また、「効率化したタスク」に対しても、必要ならば「さらなる改善の検討」をおこないます。

「自分の作業の効率」について定期的に確認と評価をおこなう事で、より効果的な働きかたを実現する事ができます。

simacatよりひとこと

「効率」と言われると「時間の短縮」というイメージがあります。

しかし、前述の「効率のメリット」には「ストレスの軽減」があります。

これは「余計な作業をなくす」という事です。

よって「効率」を考える時、はじめに「ストレスの軽減になる事柄を探してみる」事をおすすめします。

「苦労する事を探す」よりも「楽になる事を探す」ほうが、「嬉しい目標」になる為、モチベーションが上がります。

なかなか「効率」について頭が回らない時の参考にして頂きたいと思います。

ちなみに「なんでもかんでも効率化をすれば良い」という風潮があります。

確かに効率化には「メリット」がありますが、「デメリットも存在する」事を忘れないようにしてください。

例えば「作業の単純化によるモチベーションの低下」「コミュニケーションの減少」「作業手順変更にともなう不満の急増」「創造力の低下」などがあります。

よって、「効率化」をする前には「組織や会社が描く将来像」を固めておく必要があります。

その「将来像の道から外れた効率化」により、「効率化のデメリット」が強く出てしまった時、「無駄の発生」となり、「非効率になる」可能性があります。

そして、これは「個人の動き」も同様です。

「自分に対する効率化」を考えるときは、「自分が目指すべき事柄がハッキリしている」ほうが「効率的」になります。

とはいえ、「自分が目指すべき事柄がハッキリしていない」場合があります。

この時は、「非効率」になるかも知れませんが、「無駄なことをしてでも知る機会を増やす」べきです。

「自分の事」を考える時、「効率」を意識してしまうと、「視野が狭くなる」可能性があります。

これを防ぐ為にも、「効率を無視する」事も時には必要になります。