業務分析とは？目的と進め方と手法？！お仕事の効率を上げる為の改善の調査？！

業務分析とは？目的と進め方と手法？！お仕事の効率を上げる為の改善の調査？！

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はじめに

「お仕事の自動化」などをおこなう時、「自動化する業務について知る」必要があります。

そして、「業務を知る」為に「業務分析」がおこなわれます。

今回は「業務分析」について触れたいと思います。

「自動化は関係ないという人」も、自分の業務を知る為の手段として、「業務分析」を利用して頂きたいと思います。

業務分析とは

「業務分析」とは「日々の業務活動を評価する」事です。

「業務分析の目的」をご紹介します。

業務プロセスの理解

「プロセス」とは「過程・工程・方法」という意味です。

「業務分析」は、「現在の業務プロセスを理解する為の手段」になります。

「業務のどの部分がどのように機能しているのか？」を把握し、問題や課題を特定します。

生産性の向上

「業務分析」は、「業務プロセス内での無駄や遅延の原因」を特定し、改善策を検討します。

「業務プロセス内での無駄や遅延を排除する」事で、「業務が効率的におこなわれる」事になり、これにより「生産性の向上」になります。

品質の向上

「業務分析」は、「業務プロセスにおける品質の問題」を特定します。

「品質の問題」を改善する事により、品質の向上となり、これが「顧客満足度の向上」や「信頼性の向上」になります。

リスクの軽減

「業務分析」は、「業務プロセスに潜むリスクや障害」を特定します。

「業務プロセスに潜むリスクや障害を特定する」事により、「排除、および軽減する為の対策」を施す事ができます。

これにより、「トラブル回避の可能性が向上」し、「業務の安定性が向上」し、その結果が「リスクの軽減」になります。

意思決定の支援

「業務分析」に「より性格なデータや情報を得る」事ができます。

この「より正確なデータや情報」は、「組織の方針や戦略の策定における意思決定の支援」になります。

以上、「業務分析の目的」です

「業務分析」により、「業務を見直して改善する」事ができます。

よって、定期的におこなう事は「組織や企業の競争力の維持」につながります。

それでは、「業務分析でおこなわれる事」をご紹介します。

業務プロセスの理解

「現在の業務プロセス」を理解し、「各段階や手順の文書化」をおこないます。

問題の特定

「業務プロセスの中で発生している問題や課題となる事柄」を特定し、その事柄に対して、対応の優先順位付けをします。

データ収集

「業務プロセスに関する情報やデータの収集」をおこない、分析をおこなう為の情報を揃えます。

分析手法の選択

「収集したデータを分析するための適切な手法やツールの選択」をおこない、「評価」します。

「評価」により「分析手法の決定」をおこないます。

問題や課題となる事柄の原因分析

「問題や課題となる事柄の原因」を特定します。

改善策の提案

「問題や課題となる事柄の原因」について、「改善策や効率化の提案」をおこないます。

改善策の実装

「改善策や効率化の提案」を実装し、効果をモニタリングします。

必要に応じて追加の調整や改善をおこないます。

以上、「業務分析でおこなわれる事」になります

「改善策の提案」と「改善策の実装」が分かれている点について、気が付かれた人もいるかと思います。

これは「見つかった問題や課題となる事柄について改善しない事もある」という意味です。

「効果が認められる事柄」について「実装する」という「検討のステップ」が存在するので、注意が必要になります。

「業務分析でおこなわれる事」で、おおまかな動きは理解できたかと思います。

それではもう少しだけ踏み込みます。

「業務分析でおこなわれる事」で「分析手法の選択」がありました。

「業務分析」には「さまざまな手法」があります。

その「さまざまな手法」の中で「基本的な業務分析の方法」をご紹介します。

ドキュメントレビュー

既存の業務関連のドキュメントや手順書を分析し、業務プロセスに関する情報を収集します。

これには「業務マニュアル」や「手順書」以外にも「ポリシー」や「会議議事録」なども利用されます。

業務プロセスの理解

「業務の流れ」を明確にする為に「業務フロー図」を作成し利用します。

「業務フロー図の作成」により「業務のステップや手順」を理解する事ができます。

ヒアリング

業務の関係者や利害関係者と対話し、業務に関する情報や意見を収集します。

ヒアリングには「インタビュー形式」や「フォーカスグループ（情報を収集する目的で集められた集団）」などが利用されます。

実務の観察

実際の現場で業務を観察、もしくは体験して業務プロセスを理解します。

プロセスマップの作成

「プロセスマップ」とは「業務やプロジェクトの全体の流れを表現した物」で、「業務同士のつながりを理解できる物」になります。

「業務フロー図」は「特定の業務の流れをフローで表現した物」です。

「プロセスマップ」により、「個々の業務との関連性を理解する」事ができます。

以上、「基本的な業務分析の方法」になります

「業務分析」をおこなう時、基本的には「複数の方法を組み合わせて利用」します。

「複数の方法を組み合わせて利用する」事により、より正確な「業務分析」をおこなう事ができます。

業務分析が失敗した時に起きる事

「業務分析が失敗した時に起きる事」をご紹介します。

誤った認識

「間違った手法」や「不適切なアプローチ」により、「実際の問題や課題」を正確に把握できない場合があります。

これにより、「改善策が実際の問題や課題に対応できていない」、「問題がないにもかかわらず手を加える」などが発生する可能性があります。

不正確な情報の収集

「適切な情報収集がおこなわれない」事から、「重要な情報の欠落」や「不正確な情報が含まれてしまう」可能性があります。

これにより、「誤った判断」や「誤解の発生」が生じる可能性があります。

ステークホルダーの不満

「業務の関係者の意見や要件」が無視されると、不満や抵抗が生じる可能性があります。

これにより、「業務の進行や成果に悪影響が発生する」可能性があります。

業務プロセスの悪化

「適切な業務分析がおこなわれない」場合、業務プロセスが悪化する可能性があります。

これにより、「生産性の低下や品質の低下などが生じる」可能性があります。

以上、「業務分析が失敗した時に起きる事」になります

これらの問題は、「大きな損失を生む可能性」になります。

小さな事でも「業務全体の歯車の一部」に組み込まれてしまうと、見えづらくなり、「潜在的に損失を生み続ける事柄」になる為です。

よって、「業務分析は正確に丁寧におこなうべき」となります。

それでは「業務分析をおこなう時に注意する点」をご紹介します。

十分に準備する

「業務分析」を開始する前に、「目的や範囲」を明確に定義します。

そして、必要な「情報」「人材」「時間」「費用」を確保します。

業務関係者との対話

業務に関わるすべての関係者の視点や要件を理解する為に、積極的に対話する機会を作ります。

適切な手法の選択

業務の特性や目的に応じて、適切な手法やツールを選択します。

職場によっては「手法やツールが指定されている」事があります。

仮に「自分が理解できていない手法やツール」を利用すると失敗の可能性を高める事になります。

よって、「自分が理解できている手法やツール」を利用するようにしてください。

なお、最終的には「指定された手法やツールで職場内に共有する」必要があります。

「自分が理解できた事柄」について「指定された手法やツールに変換する作業」をおこなう必要があります。

データの質と信頼性

分析に使用するデータの質と信頼性を確保し、不正確な情報や欠落した情報を排除します。

「情報の正確性」については自分だけではなく、できるだけ多くの人の意見を参考にしてください。

客観的な視点を持つ

意見や仮説に基づくのではなく客観的な観点で分析をおこなうようにしてください。

思い込みや同調圧力により「都合のいい証拠やデータを利用しない」ように気をつける必要があります。

業務分析の継続的な評価と改善

分析結果を継続的に評価し、必要に応じて「分析のプロセスや手法」を改善します。

一般的に言われている「PDCAサイクル」になります。

リスクの管理

「業務分析で発生するリスク」を認識してください。

特に「時間」や「協力体制」などは問題が起こりがちです。

適切な「リスク管理対策」をしておく事が「リスクの回避策」になります。

チームワークと協力

「業務分析」にはチームワークや協力関係が不可欠です。

チームワークを促進する事で効果的に作業を進める事ができます。

以上、「業務分析をおこなう時に注意する点」になります

「業務分析」は「改善を加えた結果で成功か？失敗か？」が評価され、判断されます。

そして「改善を加えた結果」なので、「改善をした部分」と「改善をしていない部分」とが曖昧になる場合もあります。

よって、「対応した範囲の明確化」が重要になります。

また、「どのような分析をおこなったのか？」という情報も「評価の根拠」になる為、重要な情報になります。

「業務分析」をおこなう時は、この「範囲」と「評価の根拠」を特に意識する必要があります。

simacatより一言

真剣に「業務分析」をすると、その「情報量」に圧倒される事があります。

そして、「情報量」があるという事は「分析のハードルが高まる」という事になります。

よって、「業務分析をはじめる時は、その前に業務整理をおこなう」ようにしてください。

「業務の統廃合」をして、できる限り「業務量」を減らしてから分析をはじめるようにしてください。