お仕事の依頼を受ける時の注意点？！達成基準を作成しておきましょう？！そして依頼者と共有しましょう？！
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はじめに
お仕事をしていると、作業をお願いされる事があります。
一般的に、「作業依頼」などと呼ばれています。
お仕事なので、基本的に「お断り」する事はないと思います。
とはいえ、安易に引き受けてしまうと、「作業内容」について「依頼者」との思い違いが起こる事があります。
その結果、「未対応の作業の発生」や「余計な作業の発生」が起こる事があります。
今回は「達成基準」と「依頼者との達成基準の共有」について触れたいと思います。
「依頼者」との思い違いを防ぎ、依頼されたお仕事の完遂に役立てて頂ければと思います。
達成基準とは
「達成基準」とは、「達成できたのかの指標となる情報」です。
そもそも「達成基準」は「目標設定」に利用されている物となります。
設定された目標に対して、「目標を達成した事が分かる情報」になります。
これは、「状態」なのかも知れませんし、「成果」であるかも知れません。
いずれにしても、「目標が達成できた事をあらわす物」となります。
この「状態」や「成果」が「どのような姿ならば達成となるのか？」が「達成基準」となります。
とはいえ、この「達成基準が感覚的な物」では、「基準」にはなりません。
よって、「どのような姿ならば達成となるのか？」を決めておく必要があります。
これを決めていない場合、「どのような姿でも達成とならない可能性がある」という事となります。
例えば、「達成できない状態」があったとします。
この場合、「何が原因で達成できていないのか？」「何が足りなかったのか？」も分かりません。
このような状態を防ぐ為にも、「どのような姿ならば達成となるのか？」という情報である「達成基準」を決めておく必要があります。
依頼者との達成基準の共有
「お仕事の依頼」を受ける時は、「達成基準」を作成してください。
「お仕事の依頼」は、そのまま「目標」として扱います。
本来は、「目標の達成」にて「依頼の完了」となります。
そして、「なにをしたら目標の達成となるのか？」が、「達成基準」となります。
もちろん、「作業の全てができている」事が望ましいのですが、この「できている状態の判断」が単純ではない場合があります。
例えば、「売上の金額を集計する作業」を依頼されたとします。
「売上の金額を集計する作業」ならば、集計ができていれば、「目標の達成」となります。
言い換えると、「集計の結果」があれば、「目標の達成」となります。
しかし、普通はこれで「目標が達成された」とは誰も思いません。
「集計の結果が表やグラフにより表現されている状態」で、はじめて「目標が達成された」事となる為です。
それでは、これを「達成基準」に置き換えると、「売上の金額の集計結果が表やグラフにより表現されている状態」となります。
しかし、これでも「目標が達成された」事になるのかは微妙となります。
理由は、「表やグラフには多くの表現がある為」となります。
表であれば「集計単位」「項目の順番」「色の付け方」など、様々あります。
グラフであれば「円グラフ」「棒グラフ」など、こちらも様々あります。
したがって、「売上の金額を集計する作業」は、この「表やグラフによる表現」までおこなわれていて、はじめて「目標の達成」となります。
そして、これが「達成基準」として決められていないと、「どのような姿でも達成とならない可能性がある」という事となります。
「表やグラフによる表現」を言葉にする事が難しい場合は、「サンプル」などを作成し、それを参照する形としても構いません。
しっかりと「達成基準」として決めておくようにしてください。
そして、この「達成基準」については、「依頼者」と共有をする必要があります。
これは、「どの程度なら達成とするのか？」を「依頼者と共有する為」となります。
時々、この「達成基準」が明確になっていない事により、「未対応の作業の発生」や「余計な作業の発生」が起こる事があります。
このような事を避ける為にも、「達成基準」を共有し、「作業内容の確認」も同時におこなうようにしてください。
ただし、「依頼者」と共有をするまでは、あくまでも「自分で考えた基準」となっている為、「依頼者の考え」は入っていない場合があります。
ひょっとしたら「依頼者」が、「達成基準」に対して不満を感じる事があるかも知れません。
この場合は「依頼者」と相談する事になります。
とはいえ、時々「依頼者の無理難題」があり、「自分の能力以上の作業」を要求してくる事があります。
もちろん、「自分の能力以上の作業」なので、目標を達成する事はできません。
しかし、「ならば依頼は受けない」という選択肢はありません。
よって、この時は「難易度を下げて頂く」「時間の猶予をもらう」など、「依頼者との調整」になります。
「達成基準」がある事により、この「調整が可能となる」という考え方もあります。
「お仕事の依頼」を受ける時は、このように「達成基準」を作り、「依頼者」との共通認識の上で、作業をおこなうようにしてください。
simacatより一言
「作業範囲の勘違い」を防ぐ為にも「達成基準」は重要となります。
「達成基準」としていますが、これは「おこなう作業の一覧」という側面もあります。
よって、この「達成基準にない作業」は「おこなう必要がない」事となります。
かりに、「達成基準にない作業」を依頼された場合は、「別の作業」として扱うべきです。
もちろん、この「別の作業」を加えても問題はありませんが、その時は「達成基準の作り直し」が必要となります。
そして、「依頼者と約束をした作業範囲と作業内容の情報」となるので、できる限り「達成基準」を作り、「依頼者と共有する癖」をつけるようにしてください。
なお、「達成基準」は個人ではなく、「チーム」や「組織」など、「できるだけ大きなグループ」で作り、それをルール化するようにしてください。
これは、「作業」を「チーム」や「組織」などで「共通化」できる為となります。
「人によって違うやり方」では、「感覚」と同じ事となります。
「チーム」や「組織」で同じ「達成基準」とする事で、「何が目標の達成となるのか？」について共通の認識が持てるようになります。
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