お仕事の組織図？！会社の組織を可視化する物？！部署同士の繋がりを知る事ができる物？！
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はじめに
自分がお仕事をしている時、自分の担当外の出来事があったとします。
その時、どうしますか？
大抵は、担当の人に確認をし、お仕事を引き取ってもらう事となります。
これは、担当外の事を対応しても責任を取る事ができない為です。
その為に、職場には「組織図」という物があります。
この「組織図」にて、どの部署がどのようなお仕事を担当しているのかが分かるようになっています。
今回は「組織図」について触れたいと思います。
ほとんどの会社には「組織図」が存在しています。
自分がどの組織に属しているかも、その「組織図」にて確認をする事ができます。
組織図とは
「組織図」とは、前述の通り、「会社の組織を可視化し正確に把握する物」となります。
「組織図にて把握ができる事」を挙げます。
- 指揮命令系統
- 存在する組織
- 各組織の機能や役割
- 各組織間での連携
お仕事には、組織を横断しておこなう必要がある事柄があります。
この時、「組織の機能や役割」が分からないと、どの組織を対象とすれば良いのか分かりません。
「組織図」を利用する事で、「組織の機能や役割」が分かる為、必要な組織を招集する事ができます。
また、この「組織図」には、まれに「組織内での担当業務と担当者」まで、表記してある場合があります。
例えば、「営業部」という組織の中の、セールス担当や納品担当などとなります。
「組織間のルール」に触れる事がなければ、「組織図」から直接、担当者と連絡を取る事ができる事となります。
「組織図」を「お仕事での困りごとの解決」に利用する考え方の他にも、「キャリアアップ」という視点もあります。
「組織図」は、「会社の組織を可視化し正確に把握する物」です。
この為、「会社の組織が網羅されている物」でもあります。
自分が「キャリアップ」を望む時、はじめにおこなう事は、「自分の会社に存在する役割や機能」から、「自分のキャリアアップにつながる組織を見つける事」となります。
「現在とは違うお仕事」「現在よりも上位のお仕事」について、「組織図」により見つける事ができます。
もちろん、決めるのは会社となりますが、「移動願い」という形で、希望する事は可能となります。
このように、「現在のお仕事」でも「未来のお仕事」にも、役立つ情報となるのが「組織図」となります。
会社に「組織図」がある場合、最低限、「自分が所属している組織」と「自分のお仕事に関係する組織」については、把握をするようにしておきましょう。
組織図でひと工夫
「組織図でひと工夫」となります。
「組織図」について、特に気をつけたい点となります。
- 組織名を読めるようにしておく（特に漢字や英語）
- 経営層の人の名前を読めるようしておく（特に漢字や英語）
- 組織長の名前を読めるようにしておく（特に漢字や英語）
- 各組織のつながりを把握する（特に上下関係）
「ひと工夫」としましたが、これらは「組織図」が読めればそれほど難しい事ではありません。
それだけに、「常識」と思われてしまう部分でもあります。
最悪、「自分が所属する組織」と「自分のお仕事に関係する組織」、そして、それらの「上位組織」については、「フリガナ」などをつけて、完璧に読めるようにしておきましょう。
また、「組織図」に「組織内での担当業務と担当者」が表記されている場合があります。
この時は、「メールアドレスなどの連絡先」についても控えておきましょう。
自分のお仕事で困った時に、わざわざ「連絡先」を調べる必要がなくなります。
可能であれば、「自分のお仕事のまわり」については、別に「自分用の組織図」を作っておくと、便利に利用できます。
しかし、あまり凝ったものを作ってしまうと、「組織の変更」などの時に、メンテナンスに手間がかかってしまいます。
したがって、「ExcelやNumber」など表計算ソフトを利用し、表形式で記録ができる物がおすすめとなります。
この表形式に「所属」「名前」「フリガナ」「連絡先」などを作ります。
そして、「自分のお仕事の関係する種類」ごとにカテゴリ化させておくと、「関係者の特定」も早く済ます事ができます。
また、連絡先に「メールアドレス」を利用している場合は、メールアドレスを連結させる事で、一括送信も可能となります。
「組織図」のメンテナンスは、基本的には会社の人事部や総務部がおこないます。
したがって、「最新版」が発行されたタイミングで、「自分用の組織図」のメンテナンスをおこなうようにしてください。
simacatより一言
最近、「会社の組織図」を見ていないという人は、改めて眺めて頂けたらと思います。
「会社の組織」は、「自分のお仕事」と関わりのある部署以外は、どうしても目が届きません。
改めて「組織図」を眺めると、「新しい組織」があるかも知れません。
「新しい組織」がある時、「会社が力を入れている事柄」を知る事ができます。
また、「なくなっている組織」というのも、あるかも知れません。
組織がなくなった理由を調べると、「会社の負担となっていた事柄」を知る事ができます。
これは、「組織図」から「会社の動き」を知る事となります。
この「会社の動き」を「自分のお仕事」に役立てて頂きたいと思います。
ちなみに「組織の形」は、「ピラミッド型」が基本となっていますが、他に「フラット型」「アメーバ型」という形があります。
「ピラミッド型」は、みなさんがよく目にする上位から下位へ、広がっていくような形となっています。
特徴は、「上位者」がハッキリしている点です。
その反面、「下位者」は「上位者」の指示待ちとなってしまうデメリットが指摘されています。
「フラット型」は、「上位者」と「下位者」をなくし、それぞれの組織が自主的に活動をします。
貢献しているなら自由な活動が認められる反面、細かなマネジメントができない点がデメリットとして指摘されています。
最後が、「アメーバ型」となります。
「アメーバ型」は、各組織が「小さな会社」となるようなイメージとなります。
「小さな会社」となる事で、「自分達が経営をしている」という自覚を持ち、「積極的に利益に貢献する動きをとる事」が目的となります。
なお、「小さな会社」となる事で、組織間の上下関係の意識低下が、デメリットとして指摘されています。
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