ワークフローとは？！ワークフローシステムってどんな物なの？！
聞き流し用動画（YouTube）
はじめに
お仕事には、「作業の始まり」と「作業の終わり」があります。
これは、誰でも分かっている事だと思いますが、聞き方を変えてみたいと思います。
「その作業の始まりは、なんですか？」、「その作業の終わりは、なんですか？」と聞かれたら、どのように答えますか？
お仕事の始まりは、「作業を依頼された時」となります。
これは、ほとんどの人が答えられます。
それでは、「終わり」はどうでしょうか？
「作業が終わったら、終了」という回答では、誤りとなります。
お仕事には、「依頼をする人」がいて、この人を「申請者」と呼び、依頼をする事を「申請」と言います。
その「申請者」が「完了を認める」事で、はじめて「作業が終了」となります。
したがって、「申請者」が、「完了」を認めない限り、「作業の終了」とはなりません。
この「完了を認める事」を「完了の承認（もしくは決済）」と言います。
そして、このお話しは、あくまでも「自分視点」でしかありません。
ほとんどのお仕事は、「前後のつながり」や「確認作業」が存在します。
自分の視点では「申請者」が、「作業の始まり」のキッカケとなるかも知れませんが、その「申請者」にも、「申請者」がいます。
そして、同じように、お仕事が終わったら、その「申請者」に対して、「完了の承認」をして頂きます。
この、「お仕事の移動の流れを表した物」が、「ワークフロー」となります。
ワークフローとは
ワークフローとは、「お仕事に必要なやりとりや作業など、一連の流れ」です。
お仕事の一連の流れとなるのですが、そこには「誰が行っているのか？」「責任は誰にあるのか？」を明確にさせる必要があります。
例えば、「商品を売る作業」があるとします。
商品が売れると、「売上伝票や請求書の作成」「商品の準備＆発送」などの作業が発生するとします。
この場合、「申請者」は２人存在します。
１人目は、「お客様」となります。
「お客様」は、商品が無事に納品されれば、「完了の承認」をして、代金の支払いを行います。
2人目は、「会社」となります。
「会社」は、「お客様」からの支払いの確認ができたら、「完了の承認」を行います。
この２つの「完了の承認」にて、お仕事が「終了」となり、「終了」となるまでは、「作業者が作業の責任を負う」事となります。
このように、お仕事は「作業と共に責任も移動」していきます。
言い換えると、「申請」は「責任を預けるお願い」となり、「承認」は「責任を引き取る事」となります。
しかし、この「承認と申請」は「お客様などの社外の人」は、「受注書・納品書・請求書・受領書」など、「申請」に対して「承認を行った証拠」が残ります。
後日、なにかが起きても、この「証拠」があれば、「作業は終了している」事となります。
では、社内でどうすれば「作業が終了している証拠を残せるのか？」と考えた時、それを「ワークフロー」で補う事を考えました。
「ワークフロー」にて、「お仕事に関係する、人や作業が明確」となり、そして「作業の責任者も明確」となり、「作業が終了した事の証明」にも利用する事となりました。
そして、お仕事は「勝手に行う」事はできません。
例えば、「商品を売る」という作業では、故意か誤りかはさておき、「勝手に値段を変えて売る」「無謀な数を売る」などの可能性があります。
このような事がないように、「上司や管理者がチェック」をします。
この「上司や管理者にチェックを依頼する」事も「申請」となり、そして、チェックに問題がなければ「承認」となります。
この「承認」にて、「上司や管理者が認めた事」となり、「上司や管理者も責任を負う」事となります。
また、「売上伝票」「請求書」「商品の準備＆発送」の作業の担当が、別の部門だった場合、その別の部門に対して、「対応を依頼する申請」を行います。
この「申請」にて、別の部門が「承認」をする事で、「別の部門が作業の責任を負う」事となります。
別の部門の「上司や管理者」が、「申請」を受けて、その部門内での作業が開始となり、当然、別の部門内でも「申請と承認」が行われます。
「作業が終わった時」、作業の完了確認の「申請」をして、「承認」される事で、別の部門の作業は完了となり、「作業の責任」が戻されます。
「承認」をする人の数が増えるほど、複雑となり、「作業漏れの発生の可能性が高くなる」「承認までに時間がかかる」などの問題点があります。
ワークフローシステム
「ワークフローシステム」とは、「ワークフローを電子化し、システム化した物」となります。
いままで、一般的に「紙」により、「申請」や「承認」が行われていました。
「紙」が回覧され、それに「承認」した事をあらわす、ハンコウが押されていました。
「紙」では、「今現在、作業がどこでおこなわれているのか？」を追うことは難しいですし、「同時作業」もできません。
そして、「紙」なので、「保存場所が必要」、「過去の申請の確認の時、探すのに手間がかかる」などの問題点があります。
「ワークフロー」をシステム化する事で、これらの問題が解決され、「見える化」される事となります。
例えば、「作業の状況確認」「過去の作業の履歴照会」なども、おこなう事が可能となります。
また、色々な作業の申請を行う時に、「記載内容を統一」させることができます。
ただし、「ワークフローシステム」を利用しても、「承認は人が判断」をして行います。
したがって、「承認」する対象が増えると、「上司や管理者の負担」が大きくなります。
その結果、「承認待ちの状態」が続き、なかなか作業に入れないケースもあります。
どのように良いシステムでも、人が介入する部分が、ボトルネックとなる場合が多くあります。
simacatより一言
「ワークフロー」は、あくまでも、「お仕事に必要なやりとりや作業など、一連の流れ」となっているので、「紙」でも「システム化」でも、「責任の所在」が明らかならば、どちらでも構いません。
そして、「申請や承認」は、その「一連の流れの中で必要な作業、責任の所在を明らかにする作業」となります。
この「ワークフロー」と「申請や承認」は、「なんの為の申請なのか？」「承認を行う意味とは何か？」を常に考える必要があります。
そして、「承認」の流れを記した、「承認ルート」という物もあります。
「承認ルート」は、「ワークフロー」で、「作業の申請や承認は、誰がおこなうのか？」などの「テンプレート」として、利用する事ができます。
「ワークフロー」や「承認ルート」など、色々とありますが、それぞれの使い方を理解して、組み合わせる事で、より便利な仕組みを作る事ができます。
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