記録の重要性を理解しよう？！不当解雇？！ハラスメント？！記録は自分を守る為の情報です？！
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はじめに
今日、お仕事の中で「自分がした事」「自分がされた事」を振り返った時、どれだけ「記憶」に残っているでしょうか？
そして、その「記憶」はいつまで覚えていられるでしょうか？
お仕事には「さまざまな作業」があります。
そして「人間関係」もあります。
その中で、「自分がした事」「自分がされた事」を全て覚えておくのは「無理な事」と言えます。
よって、「記録」が重要となります。
「記録」により「記憶の補完」をする事ができます。
今回は「お仕事での記録の重要性」について触れたいと思います。
「自分がした事」「自分がされた事」について、「お仕事に支障がなければ忘れても良い」と言う人もいます。
しかし、思わぬところで「過去の出来事の情報が必要になる」事があります。
そのような時の備えとして「記録を残す事」を意識して、お仕事に取り組んで頂きたいと思います。
記録の重要性
「記録の重要性」について触れたいと思います。
勤怠
例えば「不当な解雇」で「勤務状況」を盾に解雇を要求してくる企業があります。
「勤怠の記録」により、そのような理由の「解雇の抑止」が可能となります。
「勤怠の記録」とは、「勤務日」「勤務時間」「休暇の取得日」「遅刻や早退」「残業時間」などの情報です。
そして、「残業時間」については、「残業代の不払い（未払い）問題」が取り沙汰されています。
「残業代の不払い（未払い）問題」についても「勤怠の記録」が「重要な証拠」となります。
なお、「残業」をおこなう時は「誰からの指示だったか？」も「記録」に残すようにしてください。
「誰からの指示もない残業」は「必要性のない残業」として取り扱われる為、「残業代」が出ない可能性が高くなります。
「自分がした事」や「自分がされた事」
「ハラスメント行為」という言葉を耳にすると思います。
お仕事の現場では「パワハラ」や「セクハラ」などが有名です。
「ハラスメント行為」は「おこなってはいけない事」です。
理由は「言葉や態度で相手を不快にさせたり心を傷つける」為です。
このような理由から「ハラスメント行為」とは「自分」ではなく「相手」が感じる事となります。
よって、自分が「意識」をしていなくても「ハラスメント行為」となってしまう場合があります。
これは「自分がされた場合」でも同様で、「相手はそんなつもりではなかった可能性」があります。
そして、この「ハラスメント行為」を「ハラスメント」と決めるのは、「自分と相手」ではなく、お仕事の現場で起きた事ならば、「会社」や「裁判所」などの「第三者」となります。
この「第三者」が「状況」を踏まえて判断をします。
「状況」を知る為には「ハラスメントと判断できる情報」が必要となります。
そして、「ハラスメントと判断できる情報」が「記録」となります。
「記録」により「原因や経緯」が分かります。
この「原因や経緯」により「状況」が分かります。
言い換えると、「自分と相手」で「状況を理解できる物を多く持っている方が有利」となります。
したがって、「記録」が重要となります。
「記録」は「過去の自分の行動の証明になる」と考える事もできます。
以上、「記録の重要性」でした。
「記録」は「過去を取り戻す為の情報」となります。
いつ何が起きるのかは誰にも分かりません。
だから、「記録」という「過去の自分の行動の証明」になるものが重要となります。
記録をするタイミングと媒体
「記録をするタイミングと媒体」についてとなります。
記録のタイミング
常に記録ができれば良いのですが記録するのに手間が掛かってしまい、記録をする事が億劫となってしまいます。
よって、「意識するべきタイミング」を挙げます。
何かが起こった時
何かが起こった時とはかなり抽象的ですが、自分にとって「何か変化があった時」となります。
例えば「仕事の内容」や「作業場所」が変わる時などとなります。
「いつ、どの様な仕事に就いたのか？」については「経歴」となります。
よく「スキル」という言葉が使われますが、大抵の人はお仕事の中で「スキル」を習得していきます。
その際に「何処でどのような作業をして習得に至ったのか？」は重要な情報となります。
怒りや悲しみを感じた時
いきなり「次元の違うお話し」となってしまいますが、これも「重要な情報」となります。
「なぜ怒りや悲しみの感情が生まれたのか？」、その背景やその時点の気持ちを記録に残してください。
忙しい時
忙しい時、どうしても「目の前の事」しか目に入らなくなります。
そういう時こそ「記録」が必要となります。
忙しい時は１週間があっという間に過ぎてしまいます。
そして１ヶ月が経ち、半年が経ち、何をしていたのか分からないまま、時間に流されてしまいます。
そうならない為に「記録」を残します。
忙しいなりに何か「発見や反省」はある筈です。
そして「忙しい原因を探す」事も重要となります。
記録として残す事により、今後、忙しくなりそうな雰囲気を感じとる事ができ、「忙しくなった時の振舞いかた」が身につきます。
休暇や遅刻や早退、残業など勤怠に変化がある時
「休暇や遅刻や早退、そして残業が発生した時」も記録をするタイミングとなります。
「勤怠の情報」は非常に重要となる為、必ず記録に残すようにしてください。
「有給休暇の取得日数の把握」の為、休暇や遅刻や早退についてはマメに記録している人がいます。
しかし「理由」まで記録している人はあまりいません。
また「残業時間」については、「残業代」だけを気にしている人を多く見かけます。
例えば「残業時間」が多くなり、それに伴い「体調不良による遅刻や早退や休暇」が増えた場合、明らかに「お仕事が原因」となります。
この記録を「上司や管理者」に「体調不良の根拠」として提示する事で、「お仕事の変更や部署の移動」などのお願いに利用できます。
また、「体調不良」が原因で「休職」をする場合の情報としても役立ちます。
記録をとる媒体
「記録をとる媒体として何が良いのか？」については何でも構いません。
手帳でもメモ帳でも、「自分が楽だと感じる方法」を利用してください。
しかし気をつけたいのが「情報が無くなる」「情報を捨ててしまう」点となります。
手帳やメモ帳などはかさばるので、数年で捨ててしまう人が多いと思われます。
最低5年は情報を残しておく事を想定すると、やはり「電子データ」が場所を取らずに保存ができるのでオススメです。
最近は「パソコン」や「スマホ」が普及していますので、Googleやマイクロソフトの「クラウドサービス」にある「カレンダー機能」で管理するのが良いと思います。
「クラウドサービス」であれば勝手に捨てられる事も少ないと思います。
ただし万が一に備えてバックアップをとるようにしてくだい。
以上、「記録をするタイミングと媒体」でした。
「記録」を残す事に慣れると苦痛ではなくなります。
「自分を守る為の情報」として、ぜひ「記録」を残すようにしてください。
simacatから一言
突然、何が起こるか分かりません。
今の事だけ考えず、未来に対する備えとして「記録を残す事」を心掛けて下さい。
前述いたしましたが、「会社から勤務状況を理由に不当解雇を迫られる」「生産性を理由に残業代を払わないと言われた」など、さまざまな事柄があります。
そのような時に、「原因や経緯を示す情報」が「記録」となります。
そして「記録」は「自分の成長の足跡」にもなります。
「あの時は辛かった」など、振り返り「悦に浸る」のも面白いと思います。
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