デジタルツールなしでお仕事の効率を上げる？！アナログ仕事術？！頼れるのは紙とペンと己のみ？！
はじめに
「お仕事の効率を上げたいけど、新しいツールを覚える時間がない」
「デジタルツールに頼りすぎると、逆に時間がかかってしまう気がする」
そんな悩みを抱えている人は少なくありません。
確かに、デジタルツールは便利な反面、使いこなすまでに時間がかかったり、情報過多で集中力を削がれたりするデメリットもあります。
今回は「デジタルツールを使わずに、仕事の効率を上げるための方法」について触れます。
これらの方法を参考にして、お仕事の効率アップにお役立てください。
デジタルツールを利用しないお仕事の効率化
最近は「デジタルツールの利用が必須の環境」でお仕事をする人が増えています。
もちろん、「デジタルツールを否定する」つもりはまったくありません。
また、「デジタルツールを利用した方がお仕事の効率が上がる」という事も一般的に実証されています。
とはいえ、「すべてのお仕事でデジタルツールが利用できる」わけではありません。
また、「すべての人がデジタルツールを利用できる」わけでもありません。
よって、お仕事をおこなうにあたり、「デジタルツールに頼らなくても効率をあげられる方法」について、知っておいても損はありません。
それでは「デジタルツールを使わないことのメリット」をご紹介します。
集中力アップ
デジタルツールによる通知や誘惑がなくなり、目の前の仕事に集中しやすくなります。
技術の習得が不要
ツールの使い方を覚える手間や、ツールの不具合に時間を取られることがありません。
コスト削減
有料ツールを使う必要がなく、またラーニングコストも不要な為、費用を抑えられます。
手軽に実践できる
今すぐ、誰でも、場所を選ばずに実践できます。
以上、「デジタルツールを使わないことのメリット」になります
「デジタルツールの利用に慣れている人」は、「デジタルツールが利用できない環境」におかれると、不安を感じることがあります。
しかし、そのような時は、「デジタルツールを使わないことのメリット」を意識するようにしてください。
アナログによるお仕事の効率化の方法
「デジタル」の反対語は「アナログ」です。
それでは、「アナログによるお仕事の効率化の方法」をご紹介します。
「効率化の方法」として、大きく分けると「１０の分類」があります。
- 紙とペン最強説
- 手帳術
- 時間管理術
- 整理整頓
- コミュニケーション術
- 会議術
- 読書
- 休憩
- 習慣化
- 自分を知る
それぞれの分類の具体的な行動をご紹介します。
タスク整理（紙とペン最強説）
TODOリストを手書きで作成。終わったタスクを線で消すことで達成感が得られる。
タスクを付箋に書き出し、重要度や緊急度に応じて貼り出す場所を変える。
紙とペンでのアイデア出し（紙とペン最強説）
マインドマップを手書きで作成。思考を整理し、発想を広げる。
アイデアをスケッチやイラストで表現。視覚的に捉えることで、新たな発見がある。
紙とペンでのメモ術（紙とペン最強説）
ノートを持ち歩き、気になったことやアイデアをメモする。
メモを整理し、重要な情報を抜き出す。
スケジュール管理（手帳術）
手帳に予定を書き込み、視覚的に確認できるようにする。
リマインダー機能付きの付箋を活用し、忘れないようにする。
目標設定（手帳術）
手帳に目標を書き出し、常に意識できるようにする。
目標達成までのプロセスを細分化し、段階的にクリアしていく。
振り返り（手帳術）
手帳に1日の終わりに振り返りを書き出し、改善点を洗い出す。
1週間ごと、1ヶ月ごとに振り返り、長期的な目標達成に繋げる。
ポモドーロテクニック（時間管理術）
25分間作業をして、5分休憩する。これを繰り返すことで、集中力を維持する。
タイマーを使って時間を区切り、時間意識を高める。
時間配分（時間管理術）
タスクにかかる時間を予測し、時間配分を決める。
重要度の高いタスクから優先的に取り組む。
休憩（時間管理術）
集中力が途切れたら、短い休憩を挟み、リフレッシュする。
休憩時間に、軽い運動やストレッチするのも効果的。
デスク周りの整理（整理整頓）
必要なものをすぐに取り出せるように、整理整頓された環境を保つ。
使用頻度の低いものは、別の場所に移動させる。
書類整理（整理整頓）
書類を種類別に分け、ファイリングする。
定期的に書類を見直し、不要なものは処分する。
ファイリング（整理整頓）
書類を種類別にファイリングし、管理しやすくする。
インデックスやラベルを活用し、検索性を高める。
対面でのコミュニケーション（コミュニケーション術）
重要な話や複雑な話は、直接会って話すことで、誤解を防ぎ、スムーズなコミュニケーションが図れる。
相手の表情や仕草から、気持ちを読み取り、適切に対応できる。
手紙（コミュニケーション術）
感謝の気持ちなどを手紙で伝えることで、相手に温かさが伝えられる。
デジタルツールでは伝わりにくい気持ちを伝えるのに効果的。
電話（コミュニケーション術）
緊急性の高い連絡や、簡単な用件を伝えるのに便利。
メールやチャットよりも、迅速にコミュニケーションを取れる。
事前準備（会議術）
会議の目的や議題を事前に共有し、参加者全員が準備できるようにする。
資料を事前に作成し、会議時間を短縮する。
時間配分（会議術）
各議題にかける時間を決め、時間配分を守る。
時間内に結論が出せるように、議論をまとめる。
結論の明確化（会議術）
会議の最後に結論をまとめ、参加者全員で共有する。
決定事項や今後のアクションプランを明確にする。
知識を高める（読書）
専門書やビジネス書から、仕事に必要な知識やスキルを習得する。
業界の最新情報を収集し、常にアップデートする。
スキルアップ（読書）
スキルアップに繋がる書籍やセミナーに参加し、自己成長を促す。
資格取得を目指し、キャリアアップに繋げる。
アイデアの創出（読書）
様々なジャンルの本を読むことで、新たな視点やアイデアを得る。
読書ノートを作成し、アイデアを整理する。
仮眠（休憩）
短い時間の仮眠は、集中力を回復させる効果がある。
昼の休憩の時間を利用して、15分程度の仮眠を取るのがおすすめ。
散歩（休憩）
軽い運動は、心身のリフレッシュに繋がり、ストレスが軽減される。
休憩時間や仕事終わりに、散歩するのがおすすめ。
ストレッチ（休憩）
長時間同じ姿勢でいると、体が凝り固まってしまう。
休憩時間や仕事の合間に、ストレッチして体をほぐす。
早起き（習慣化）
朝の時間を有効活用し、集中力を高める。
早朝に重要なタスクに取り組み、効率的に仕事を進める。
運動（習慣化）
適度な運動は、心身の健康を保ち、仕事の効率が高められる。
ウォーキングやジョギングなど、手軽にできる運動を習慣にする。
瞑想（習慣化）
瞑想は、ストレスを軽減し、集中力を高める効果がある。
休憩時間や寝る前に、数分間の瞑想を取り入れるのがおすすめ。
自分の強みを知る（自分を知る）
自分の得意なことや強みを活かせる仕事内容や役割を見つける。
強みを伸ばすことで、より効率的に仕事が進められる。
自分の弱みを知る（自分を知る）
自分の苦手なことや弱みを把握し、改善策を考える。
周りの人に協力を仰ぐことも検討する。
自分の価値観を知る（自分を知る）
仕事において、何を大切にしたいのか、どんなことを実現したいのか、自分の価値観を明確にする。
価値観に合った仕事内容や働き方を選ぶことで、モチベーションを高められる。
以上、「アナログによるお仕事の効率化の方法」になります
これらは「デジタルツール」を利用してもおこなえる事柄になりますが、「自分の頭」「紙とペン」「習慣」などによる「アナログ」でもおこなえます。
「デジタルツールを使わなくても、工夫次第で仕事の効率を上げることは可能」という事になります。
ぜひ、今回ご紹介した方法を参考に、自分に合ったやり方を見つけていただきたいと思います。
ちなみに、「デジタル」でも「アナログ」でも「お仕事の効率を上げる為に重要な事柄」をご紹介します。
自分の仕事の特性を理解する
自分の得意なこと、苦手なこと、集中しやすい時間帯などを把握し、効率的な働き方を考えるようにする。
優先順位をつける
重要度の高いタスクから優先的に取り組むようにする。
完璧主義を捨てる
完璧を求めすぎると、時間がかかりすぎてしまう事がある為、ある程度の完成度で見切りをつけることも大切。
周りの人に相談する
困った時は、上司や同僚に相談する。
1人で抱え込まない事もお仕事の効率化には必要。
常に改善意識を持つ
今のやり方に満足せず、常に改善点を探す。
以上、「お仕事の効率を上げる為に重要な事柄」になります
これができてないと、「デジタル」でも「アナログ」でも、お仕事の効率化の足を引っ張ることになります。
お仕事をおこなう時は、できるだけ意識するようにしてください。
simacatより一言
人の基本的な行動は「アナログ」です。
そして、「アナログ」は基本的に「一つの行動で一つの成果」しか得られません。
これが「非効率」になります。
「デジタル」であれば、一つの作業で複数の成果を得られます。
例えば「請求書」を作成することにより、「請求伝票」「売上伝票」「売掛金管理」「入金管理」「売上計上」など、一つの情報をもとに複数の成果の作成が可能です。
これが「デジタルによる効率化」になります。
逆に、「デジタルであっても一つの成果しか得られない」場合、これは非効率になります。
例えば「報告書」をエクセルで書いた場合、「雛形があるので楽」「メールで送信できるから便利」と感じるかも知れません。
しかし、これでは一つの成果でしかありません。
よって、「複数の成果に結びつけられるような利用方法」を検討し、改善するべきです。
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