タイムマネジメントとは？！お仕事では必須のスキル？！必要な行動とは？！実行の為の３つの方法とは？！
はじめに
お仕事では「時間を管理する」事がとても重要です。
この「時間を管理する」事を「タイムマネジメント」と言います。
今回は「タイムマネジメント」について触れたいと思います。
「タイムマネジメントのメリットや方法」の参考にして頂きたいと思います。
タイムマネジメントとは
「タイムマネジメント」とは、「限られた時間を有効活用し、仕事やプライベートを効率的に進めるための技術や手法の総称」になります。
お仕事においては、「タスクの優先順位付け」「スケジュール管理」「時間の使い方の改善」など、さまざまな側面からおこなわれています。
「タイムマネジメントに必要な行動」をご紹介します。
- タスクの洗い出しと優先順位付け
- スケジュール管理
- 時間の計測
- 適度な休憩
- 環境整備
- 無駄な時間の削減
- 目標の設定
- 柔軟な対応
タスクの洗い出しと優先順位付け
おこなうべきお仕事を全て書き出し、重要度と緊急度に基づいて優先順位を付けます。
重要なお仕事や緊急のお仕事から先に取り組む事で、効率的に作業を進められます。
スケジュール管理
スケジュール帳やタスク管理アプリなどを活用し、タスクの開始時間と終了時間を設定します。
スケジュール通りに作業を進める事で、時間の無駄を減らせます。
時間の計測
各タスクにかかる時間を計測する事で、自分の作業効率を把握し、改善点を見つけます。
適度な休憩
集中力が途切れる前に休憩を取りリフレッシュする事で、パフォーマンスを維持します。
環境整備
仕事に集中できるような環境を整えます。
例えば、「デスクの整理整頓」「騒音対策」などになります。
無駄な時間の削減
メールチェックやSNSの利用など、時間を取られる作業を制限します。
目標の設定
短期的な目標と長期的な目標を設定し、モチベーションを維持します。
柔軟な対応
「予定外の仕事の発生」「トラブルの発生」など、急なお仕事が発生した場合でも、臨機応変に対応できるようにします。
以上、「タイムマネジメントに必要な行動」になります
あわせて、「タイムマネジメントのメリット」をご紹介します。
- お仕事を効率的におこなえる
- ストレスが軽減される
- 時間の余裕を作れる
- キャリアアップにつながる
お仕事を効率的におこなえる
タスクの優先順位付けやスケジュール管理により、仕事の効率化が図れます。
ストレスが軽減される
計画的に仕事を進める事で、締め切りに追われるようなストレスを軽減できます。
時間の余裕を作れる
時間を有効活用する事で、プライベートの時間を増やせられます。
キャリアアップ
仕事の効率化や生産性の向上は、キャリアアップにも繋がります。
以上、「タイムマネジメントのメリット」になります
「タイムマネジメント」は、単に時間を管理するだけでなく、「仕事の質を高め、より充実した生活を送るための重要なスキル」になります。
自分に合った方法を見つけて、積極的に実践するようにしてください。
タイムマネジメントの方法
それでは「どのようにタイムマネジメントをおこなうのか？」についてです。
参考までに「タイムマネジメントの方法」として、３つほどご紹介します。
- ポモドーロテクニック
- GTD（Getting Things Done）
- タイムブロッキング
ポモドーロテクニック
「ポモドーロテクニック」とは「作業と休憩を交互に行う事で集中力を高め、生産性を向上させる手法」になります。
具体的には「25分間集中して作業し、5分間休憩する」というサイクルを繰り返す方法になります。
トマト型のキッチンタイマーで時間を測った事から、この名前が付けられました。
- 短い時間の集中
- 休憩を挟む
- 状況にあわせた調整
- シンプルな方法
短い時間の集中
25分という短い時間で区切る事で、集中力を維持しやすく、飽きずに作業を続けられます。
休憩を挟む
短い休憩を挟む事で、脳をリフレッシュし、次の作業へのモチベーションを高めます。
状況にあわせた調整
状況に合わせて、作業時間や休憩時間を調整できます。
シンプルな方法
誰でも簡単に実践できるシンプルな方法です。
- 集中力が向上する
- 生産性が向上する
- ストレスの軽減
- 時間の感覚が掴みやすい
集中力が向上する
短時間集中する事で、タスクに没頭しやすくなり、作業効率が向上します。
生産性が向上する
短い時間で多くのタスクをこなせるようになります。
ストレスの軽減
休憩を挟む事で、作業中のストレスを軽減し、モチベーションを維持できます。
時間の感覚が掴みやすい
時間を区切って作業する事で、時間の経過を把握しやすくなります。
- 中断されると効果が薄れる
- 全ての作業に適しているわけではない
- 厳密に時間を守る必要がある
中断されると効果が薄れる
電話や来客など、作業が中断されると、集中力が途切れてしまい、効果が薄れてしまう事があります。
全ての作業に適しているわけではない
創造性を必要とする作業や、長時間集中が必要な作業には、必ずしも向いているとは限りません。
厳密に時間を守る必要がある
タイマーに縛られる事で、かえってストレスを感じてしまう人もいます。
- 専用の作業スペースを確保する
- タスクを明確にする
- タイマーアプリを活用する
- 休憩時間を有効活用する
- 柔軟に運用する
専用の作業スペースを確保する
周りの環境を整え、集中できる場所を作りましょう。
タスクを明確にする
「どのような作業をするのか？」を明確にし、25分以内に終わるようにタスクを分割しましょう。
タイマーアプリを活用する
スマートフォンアプリなど、様々なタイマーアプリを活用する事で、より手軽にポモドーロテクニックを実践できます。
休憩時間を有効活用する
休憩時間には、軽いストレッチやお茶を飲むなど、リフレッシュできる事をしてください。
柔軟に運用する
ポモドーロテクニックはあくまで一つの手法です。自分の状況に合わせて、柔軟に運用する事が大切です。
- 集中力を要する仕事
- ルーティンワークが多い仕事
- クリエイティブな仕事
集中力を要する仕事
プログラマー、ライター、デザイナーなど、高度な集中力が必要な仕事は、ポモドーロテクニックで集中時間を確保する事で、生産性を高められます。
ルーティンワークが多い仕事
事務職など、ルーティンワークが多い仕事は、ポモドーロテクニックで作業時間を区切る事で、メリハリをつけ、飽きずに作業に取り組めます。
クリエイティブな仕事
デザイナー、アーティストなど、創造性を必要とする仕事は、ポモドーロテクニックの短いサイクルでアイデアを出し、形にする事で、創造性を阻害せずに効率的に作業を進められます。
GTD（Getting Things Done）
GTDとは、デビッド・アレン氏が提唱した「タスク管理方法」になります。
頭の中に溜まっているタスクをすべて書き出し、可視化する事で、効率的に仕事をこなせるようにする手法になります。
GTD ToDoリストのサンプル（出典：asena https://asana.com/ja）
- タスクの可視化
- タスクの分類と整理
- 次のアクションの明確化
- 定期的な見直し
タスクの可視化
頭の中にある全てのタスクを書き出し、可視化します。
タスクの分類と整理
タスクを場所、人、ツールなどで分類し整理します。
次のアクションの明確化
各タスクに対して、次に取るべき具体的なアクションを明確にします。
定期的な見直し
定期的にタスクリストを見直し、状況に合わせて調整します。
- ストレスが軽減される
- 生産性が向上する
- 実行漏れを防止できる
- 変化に対応しやすい
ストレスが軽減される
頭の中にタスクが溜まっている状態から解放され、ストレスが軽減されます。
生産性が向上する
重要なタスクに集中でき、生産性が向上します。
実行漏れを防止できる
全てのタスクが可視化されるため、実行漏れを防ぐ事ができます。
変化に対応しやすい
状況の変化に対応しやすく、柔軟な働き方ができます。
- 初期設定に時間がかかる
- ツール選びが重要
- 継続が難しい
初期設定に時間がかかる
全てのタスクを書き出し、分類するのに時間がかかる事があります。
ツール選びが重要
GTDを実践するためのツール選びに迷う事があります。
継続が難しい
習慣化するのが難しく、途中で挫折してしまう人もいます。
- シンプルに始める
- 自分に合ったツールを選ぶ
- 定期的な見直しを習慣化する
- 柔軟に運用する
シンプルに始める
全てを完璧にやろうとせず、まずは簡単な事から始めてください。
自分に合ったツールを選ぶ
紙とペン、専用のアプリなど、自分に合ったツールを選びましょう。
定期的な見直しを習慣化する
定期的にタスクリストを見直す習慣をつけてください。
柔軟に運用する
GTDはあくまで一つの手法です。
状況に合わせて、柔軟に運用する事が大切です。
- プロジェクトマネージャー
- コンサルタント
- クリエイティブ職
- 営業職
- フリーランス
プロジェクトマネージャー
複数のプロジェクトを同時に進め、様々な関係者と連携する必要があるプロジェクトマネージャーは、GTDでタスクを可視化し、優先順位付けをする事で、プロジェクトを円滑に進められます。
コンサルタント
多岐にわたるクライアントのニーズに対応し、複数のプロジェクトを並行して進めるコンサルタントは、GTDでタスクを整理する事で抜けや漏れを防げます。
クリエイティブ職
デザイナー、ライターなど、アイデアを出し、形にするクリエイティブな仕事は、GTDでアイデアを整理し、作業のフローを可視化する事で、創造性を妨げずに効率的に作業を進められます。
営業職
多数の顧客とやり取りし、様々な案件を進める営業職は、GTDで顧客情報や商談内容を整理する事で顧客満足度向上につなげられます。
フリーランス
自宅で仕事をするフリーランスは、様々な仕事を同時にこなす事が多い為、GTDでタスクを管理する事で、時間の有効活用と生産性の向上を図れます。
タイムブロッキング
「タイムブロッキング」とは「時間を区切り、それぞれの区間に異なる種類の作業を割り当てる方法」になります。
１日を一定の時間の単位でブロックに分け、それぞれのブロックに特定のタスクや活動をあてはめる時間管理法です。
まるでカレンダーに時間帯ごとに予定を入れるように、1日を細かく区切って計画的に過ごす事で、生産性を高める事を目指します。
タイムブロッキングのサンプル（出典：asena https://asana.com/ja）
- 時間を視覚化できる
- 集中力が向上する
- 柔軟性がある
- 計画的に過ごせる
時間を視覚化できる
１日を可視化する事で、時間の使い方が明確になります。
集中力の向上
特定の時間帯に特定のタスクに集中する事で、集中力を高められます。
柔軟性がある
予定に合わせて柔軟にブロックを調整できます。
時間の無駄を減らす
計画的に1日を過ごす事で、時間の無駄を減らせます。
- 生産性が向上する
- 時間の配分が把握できる
- ストレスが軽減する
- 時間の無駄が減る
生産性が向上する
タスクに集中できるため、効率的に作業を進められます。
時間の配分が把握できる
どのタスクにどれくらいの時間がかかっているのかを把握しやすくなります。
ストレスが軽減する
計画通りに物事が進んでいるという実感がストレスを軽減させます。
時間の無駄が減る
時間の無駄遣いを減らし、より多くの作業をこなせるようになります。
- 融通がきかない事がある
- 完璧主義に陥りやすい
- 時間がかかる
- 息抜きの時間が不足する可能性がある
融通がきかない時がある
一旦予定を立ててしまうと、予定外の事が発生した場合に柔軟に対応しにくい時があります。
完璧主義に陥りやすい
全ての時間を完璧に計画しようとすると、かえってストレスになる事があります。
時間がかかる
初期設定に時間がかかる場合があります。
息抜きの時間が不足する可能性がある
常に何かをしなければならないというプレッシャーを感じてしまう事があります。
- 柔軟性を保つ
- 休憩時間をしっかりと確保する
- 完璧主義を捨てる
- 自分に合ったツールを使う
柔軟性を保つ
予定通りに進まない場合でも、柔軟に対応できるようにします。
休憩時間をしっかりと確保する
集中力を維持するためには、休憩時間が大切です。
完璧主義を捨てる
全てを完璧にこなそうとするのではなく、ある程度は割り切る事も大切です。
自分に合ったツールを使う
カレンダーアプリや手帳など、自分に合ったツールを使って管理します。
- 集中力を要する仕事
- 複数のタスクをこなす仕事
- ルーティンワークが多い仕事
- リモートワークをしている人
集中力を要する仕事
プログラマー、ライター、デザイナーなど、高度な集中力が必要な仕事は、タイムブロッキングで集中する時間を確保する事で、生産性を高められます。
複数のタスクをこなす仕事
営業、プロジェクトマネージャーなど、複数のタスクを同時に進める必要がある仕事は、タイムブロッキングで各タスクに割り当てる時間を明確にする事で、効率的に作業を進められます。
ルーティンワークが多い仕事
事務職など、ルーティンワークが多い仕事は、タイムブロッキングで作業時間を決める事で、メリハリをつけ、飽きずに仕事に取り組めます。
リモートワークをしている人
自宅で仕事をする場合、周囲の誘惑が多く、集中力が途切れがちです。
タイムブロッキングで作業時間を区切る事で、集中力を維持し、生産性を向上させられます。
以上、「タイムマネジメント実行の為の具体的な方法」になります
なお「効果が期待できる職種」を挙げていますが、あくまでも参考情報です。
一番大切なのは「自分に向いている方法である」事になります。
simacatより一言
「タイムマネジメントの方法」をご紹介しましたが、これらの方法にこだわる必要はありません。
もちろん、「良い部分だけ利用」しても問題はありません。
「お仕事が効率的におこなえるような工夫」として、色々お試し頂きたいと思います。
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