日報、メール、資料、お仕事のテンプレ化？！テンプレートで効率化？！メリットとデメリットとは？！

日報、メール、資料、お仕事のテンプレ化？！テンプレートで効率化？！メリットとデメリットとは？！

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はじめに

お仕事では「同じ事を繰り返す作業」があります。

その時、「いちいち頭を使い悩む事」は効率的とは言えません。

とはいえ、「良い加減な作業」は「ミスに繋がる可能性」があります。

よって、このような「同じ事を繰り返す作業」は「やり方を決めてしまう事」が効率的と言われています。

この「やり方を決めてしまう事」を「テンプレ化」と言います。

「テンプレ化」とは「テンプレートを作成し、それを利用する」という意味になります。

今回は「テンプレート」について触れたいと思います。

お仕事の効率化の為にも「テンプレート」は利用するべきです。

しかし、「デメリット」もあります。

「デメリット」が発生しないように意識しながら、「テンプレート」を大いに利用するようにしてください。

テンプレートとは

「テンプレート（Template）」とは、「型板（カタイタ）」や「鋳型（イガタ）」という意味を持つ英単語となります。

この「テンプレート」により同じ形の物を作る事ができます。

この事から「定型分」「ひな形」「様式」などとも言われています。

そして、「テンプレート」の事を「テンプレ」と略して使用される事もあります。

お仕事でのテンプレート

お仕事の場面では多くのテンプレートが利用されています。

「お仕事で一般的に利用されているテンプレ」をご紹介します。

メールテンプレート

「会議のお知らせ」や「問い合わせ」などの電子メールの内容を「事前に定義された形で作成する」為に使用します。

「仕事関連の連絡や報告」「会議のお知らせ」「問い合わせ」など、様々な目的に使用される「メールのテンプレート」となります。

「挨拶」「目的」「内容」「締めくくり」などの内容となります。

「テンプレート」を作成しておく事により、最低限の必要事項の記入漏れを防ぐ事ができます。

プレゼンテーションテンプレート

「プレゼンテーション資料」のスライド構成やデザインなど「予め設定されたもので、情報を迅速かつ一貫して伝える」為に使用します。

同じ組織やプロジェクト内で統一された構成やデザインとする事ができます。

プロジェクト計画テンプレート

「プロジェクトの計画書や進捗報告書」などの「プロジェクト関連の文書を作成する」為に使用します。

プロジェクトが開始される度に、「一から新しい計画書や進捗報告書」を作らなくても良い為、効率化に貢献します。

報告書テンプレート

「特定の業務」や「プロジェクトの進捗、成果、課題」などをまとめた報告書を簡単に作成できるようにする」為に使用します。

「メールテンプレート」と同様に、最低限の必要事項の記入漏れを防ぐ事ができます。

アジェンダテンプレート

アジェンダとは「行動計画やプラン」などの意味となります。

「アジェンダテンプレート」とは「会議やイベントのアジェンダを作成する」為に使用します。

「アジェンダテンプレート」は「開始時間」「終了時間」「議題」「担当者」などの内容となります。

議事録テンプレート

「会議やイベントの議事録を作成する」為に使用します。

「開始日時」「終了日時」「場所」「議題」「参加者」「議論の要点」「今後の動き」などが主な内容となります。

タスクリストテンプレート

「毎日の業務やプロジェクトの進捗を管理する」為に使用します。

「ＴｏＤｏリスト」や「タスクチェックリスト」として利用します。

社内マニュアルテンプレート

「社内のルールや手順を整理したマニュアルを作成する」為に使用します。

「社内マニュアルテンプレート」は、新入社員のトレーニングや業務効率向上にも利用されます。

エクセルシートテンプレート

「予算管理」や「データ分析」などの「Ｅｘｃｅｌを使用した作業」に使用します。

「エクセルシートのテンプレート」に、「数値データの整理や分析を効率的におこなう」事ができます。

以上、「お仕事で一般的に利用されているテンプレ」となります

それでは、「テンプレを利用した時の主なメリット」をご紹介します。

時間の節約

「テンプレート」を使用することで、同じ形式や構造の文書やコミュニケーションを簡単に作成でき、時間を節約できます。

手間をかけずに新しい文書を作成できるため、業務の効率が向上します。

一貫性の確保

「テンプレート」は特定のフォーマットやスタイルに基づいて作られる為、同じ種類の文書やプレゼンテーションで一貫性を維持しやすくなります。

これにより、統一されている印象を与え、混乱を避ける事ができます。

誤りの削減

「テンプレート」にはあらかじめ検証された内容やフォーマットが含まれている為、「誤りを発生させる可能性」が低くなります。

これにより、「正確で信頼性の高い情報」となります。

効果的なコミュニケーション

「テンプレート」を使用することで、分かりやすく、かつ効果的なコミュニケーションが可能になります。

共通の言葉や言い回しを使用することで、メッセージが明確に伝わりやすくなります。

修正や拡張への対応

「テンプレート」を使用する事で、「同じ形式や構造を持つ複数の文書」を大量に作成する際一貫性を保つ事ができます。

この一貫性により、「修正や拡張」が必要となった時にも柔軟に対応する事が可能となります。

以上、「テンプレを利用した時の主なメリット」となります

「テンプレート」は、総じて「業務プロセスの効率化」と「品質の安定」の為の強力なツールとなります。

そして、「お仕事でのテンプレート」は、特定の文書やプロジェクトで使われる「決まり文句やフォーマット」となります。

これは、効率的で標準化されたコミュニケーションや業務手順を促進する為に使用されます。

「テンプレート」を利用する事は、一貫性を保ちつつ作業の効率化や品質の向上をおこなう事ができます。

とはいえ、「テンプレ」にも「デメリット」があります。

「テンプレを利用した時の主なデメリット」をご紹介します。

柔軟性の制限

「テンプレート」はある程度固定化されたフォーマットとなる為、「新しいアイデア」や「異なる情報」の適切な表現が難しい場合があります。

この為、「柔軟性」が制限される可能性があります。

個別対応が難しい

「特定の状況」や「相手に合わせた調整が必要」な場合、「汎用的なテンプレート」では適切な対応が難しい事があります。

「修正が難しい」場合、「個別の要件に対応しきれない」事があります。

過去の情報の過信

「過去に使用されたテンプレート」が未来に渡り適用できると仮定すると、「新しい情報や変更に対応できない可能性」があります。

よって、定期的な「テンプレートの更新」が必要となります。

表現力や創造性の低下

「テンプレート」を使用することで、「表現力や創造性が制限される可能性」があります。

特に「デザインや文章の工夫」が求められる場合には、制約が生じる事があります。

過度な一般化

「テンプレート」をさまざまな状況や利用場面に対応させようとする事があります。

これが過度になると、「特定のニーズに十分に応えられない可能性」が生まれます。

以上、「テンプレを利用した時の主なデメリット」となります

これらの「デメリット」は「注意点」として意識して、「テンプレート」を上手に利用して頂きたいと思います。

simacatより一言

前述の通り、「テンプレ」を作っておく事により、「時間の短縮」をおこなう事ができます。

また、「間違い」を大きく減らす事ができます。

そして、お仕事では忙しい時があります。

お仕事が忙しい時は「頭を使うべきところに使うべき」です。

例えば「作業の進捗報告書」などには頭を使うべきではありません。

よって、この時に利用できるのが「テンプレ」となります。

「必要な事だけを書き綴れば良いだけ」なので、それほどの手間は感じないと思います。

「進捗報告書」には作業前に「これからおこなう作業」を書いておき、作業が終わったら「終了」などのコメントを付け加えるだけで済みます。

また、あらかじめ「テンプレ」として書いておき、「不要と思う部分のみを消す」ほうが、「書く事」よりも能力を使わずに済みます。

いろいろと煩わしい「繰り返しの作業」がある場合、ぜひ「テンプレ化」をして頂きたいと思います。

ちなみに「テンプレの王道」として使われるのが「Excelなどの表計算ソフト」となります。

あらかじめ「数式」や「関数」を埋め込んでおく事で、データさえ入力すれば、結果を表示する事ができます。

ただし、この「Excelなどの表計算ソフト」を利用する時は、「ソフトウェアのバージョン」にお気をつけください。

「ソフトウェアのバージョン」によっては「使用できない関数」があります。

特に表計算などをおこなう時は、「エラー」や「違う結果」となる事があります。

「テンプレで使用している関数」については別シートに明記しておき、「ソフトウェアのバージョンアップ」が発生した時は、確認する事をおすすめします。