言葉足らずで申し訳ございません？！失礼しました？！説明不足は必ずおこる？！備えておくべき事とは？！

言葉足らずで申し訳ございません？！失礼しました？！説明不足は必ずおこる？！備えておくべき事とは？！

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はじめに

「お客さまや上司に誤解や勘違いをさせてしまった」などの経験をした人は、少なくないと思います。

これは「説明不足」により、おこります。

この「説明不足」で、「説明の難しさ」を痛感する事もあります。

そして、「説明不足」を感じた時の謝罪の言葉が、「言葉足らずで申し訳ございませんでした」などとなります。

相手が勝手に勘違いをして憤慨している場合でも利用できる、魔法の言葉となります。

とはいえ、そもそも「説明不足」がなければ、このような事態にはなっていないのですが、人と人の間に必ずおこるのが「勘違い」となります。

今回は、「説明不足」についてと「説明不足を防ぐ為の考えと行動」について触れたいと思います。

「説明不足」は、「自分が原因」の場合がありますし、「相手が原因」の場合もあります。

その都度、「誰が悪いのか？」を考えるよりも、「説明不足があった時の対応」と「説明不足を防ぐ事」を事前に考え、備えておきましょう。

説明不足とは

「説明不足」とは、「相手にじゅうぶんな説明がされていない事」「相手に対して説明が足りていない事」となります。

この「説明不足の原因」は、「自分」と「相手」にそれぞれ存在します。

自分の原因として考えられる事を挙げます。

相手の原因として考えられる事を挙げます。

原因を見ると、確かにお話しが通じず、「説明不足」となってしまうのも、仕方がないと考えられます。

ただし、「説明不足」を訴えるのは、「相手」となります。

これは、「相手の原因」であったとしても、「相手に理解をさせられなかった自分に非がある事」となります。

したがって、少々理不尽な面もあるのですが、謝るのは「自分」となってしまいます。

この時の謝る言葉が、「言葉足らずで申し訳ございません」となります。

「言葉足らず」とは、「言葉の不足により、じゅうぶんな説明ができなかった事」となります。

そして、「言葉が足りない事が理解できなかった原因」となるので、さらに「説明を加えていく」事となります。

しかし、考え方を変えると、この謝る時の言葉をキッカケにして、「説明の補足ができる」事となります。

ちなみに、最近は電話やメールなどでのやり取りが増えています。

この時も、「相手が理解できていない様子」の時があります。

この時は、「言葉足らずで申し訳ございません」と一言加えると、「相手の焦りや憤り」を和らげる事ができます。

「相手の焦りや憤り」を和らげる事により、「相手の理解力」が上がる可能性があります。

説明不足を防ぐための考えと行動とは

「説明不足」を理由にお咎めを受けるのは、「説明をする人」となります。

したがって、自分が「説明をする人」の時は、「説明不足を防ぐための考えと行動」が必要となります。

「説明不足の原因」について、「説明不足を防ぐための考えと行動」となります。

「説明不足」なのが「自分が原因」の場合は、その部分を見直せば良いだけとなります。

とはいえ、癖になっている部分があるかも知れません。

「説明」を求められた時は、一つ一つ言葉を選び、「自分が何を話しているのか？」「相手に伝わっているのか？」を意識してください。

できるだけ、言葉は少なめにして、その分、相手への確認を増やす事で、相手の理解力を上げる事ができます。

なお、メールなどの文章の場合は、あまり長い文章は避けて、箇条書きや矢印を利用するようにしてください。

図や絵を入れる事が可能であれば、その方が効果的となります。

「説明不足」なのは「相手が原因」の場合は、その部分を「自分が受け入れる」事となります。

「自分が受け入れる」とは、「その人を理解する事」となります。

なかには、「説明を理解するそぶりがない人」「ひどい表現をする人」がいるかも知れません。

しかし、そのような人であっても、「その人を理解する努力」が必要となります。

この「理解をする努力」をしないままで説明をしたところで、「説明不足」となるだけとなります。

できるだけ、こちらが「歩み寄る姿勢」を見せるようにしてください。

なお、相手の行き過ぎた行為や表現は「ハラスメント行為」となる可能性があります。

この場合は、上司や管理者などに、対応を代わって頂くべきとなります。

これは、「自分の精神状態を守る」という理由の他に、「責任の移管」があります。

「ハラスメント行為」に対する対応は、「責任を負える担当者に対応を任せるべき」となる為です。

以上が「説明不足を防ぐための考えと行動」となりますが、「説明不足」を回避する為には「確認を繰り返す事」である程度、抑える事ができます。

これは、「相手に合わせる」という考え方となります。

できるだけ、「相手に合わせる」という考えで説明をして頂きたいと思います。

それで「説明不足」となった場合は、魔法の言葉である「言葉足らずで申し訳ございません」と伝え、補足説明をするようにしてください。

simacatより一言

大勢の人に説明をする時、大勢の人の事を個別に考える事はできません。

したがって、この時は「キーマンが理解できれば良い」と考えてください。

「キーマン」とは、「その説明を必ず理解する必要がある人」となります。

説明をする時は、「キーマンは誰なのか？」を把握しておくようにしてください。

「キーマン」にさえ理解をして頂ければ、及第点となります。

他の人は「説明不足」でも構わないと考え、そちらに集中をする事で、余計な消耗を抑える事ができます。