作業内容、作業時間、責任範囲?!管理者はお仕事に線引きをする必要がある!!

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作業内容、作業時間、責任範囲?!管理者はお仕事に線引きをする必要がある!!

はじめに

「仕事とプライベートは線引きが必要」とよく言われます。

お仕事とプライベートの線引きをしないままだと、いつまでもダラダラとしてしまったり、ゆっくりとくつろぐ事ができないので、「しっかりとメリハリをつける」という意味となります。

お仕事とプライベートでの線引きは、「就業時間外であればプライベート」と意識をする事ができます。

しかし、お仕事の中での線引きについては、悩む時があります。

特に悩みとして多いのが、「作業内容」「責任範囲」「作業時間」となります。

この様な事柄は、しっかりと「線引き」を行い、明確にしておく必要があります。

作業内容の線引き

「作業内容の線引き」とは、「何をどこまで行うのか?」といった作業範囲を明確にする事となります。

例えば、荷物の運搬をおこなっている会社で「荷物を運ぶお仕事」の管理をしているとします。

「荷物を運ぶ」という作業内容とした時、全ての荷物がなくなるまで、運び続ける必要があります。

しかし、「今日、予定している物だけを運ぶ」とすると、そこに存在する荷物の全てを運ぶ必要はなくなります。

明日の分は、今日運ぶ必要はありません。

これは、作業分担されている場合も同様です。

「担当者Aが、分担された物だけを運ぶ」事ができればよく、分担されていない物まで、運ぶ必要はありません。

すごく、簡単な例をあげましたが、この作業内容の指示をしない場合があります。

「できる人が、できるだけ、やれば良い」

「可能な限り、行いたい」

という発想の場合、同じ「運ぶ」という作業なのですが、担当者によって、「多くの物を運ぶ」事となってしまったり、「重い物を運ぶ」事となってしまいます。

同じ「運ぶ」という作業ですが、担当者の作業負荷に、不公平が生まれてしまいます。

もちろん、後に「評価」と言う形で「差」をつけるという方法もありますが、「余計な事をさせていないか?」という事は、「管理者自身」で意識をする必要があります。

もし、「特定の担当者が他の人よりも、明らかに作業をしている」と感じたら、作業を平準化させるように、管理者は検討する必要があります。

管理者が、理解をしているのであれば問題はありませんが、そうでない場合、特定の担当者がいなくなった時、その作業に影響が生じる可能性があります。

「各担当者の作業はここからここまで」という認識を「管理者」と「担当者」の全員が共有する事で、「やるべき作業」が明確となります。

責任範囲の線引き

「責任範囲の線引き」は、「責任の所在」を明確にします。

通常は、管理者が「責任者」となります。

しかし、個々の作業の細かい点まで、目を届かせる事はできません。

従って、個々の作業については、その作業を行った「作業担当者」に「責任を委ねる」事となります。

何か問題が起きた時は、「責任者」が「作業担当者」に確認をおこない、「問題の解決に向けた取り組み」を行います。

「問題の解決に向けた取り組み」には「作業担当者」も参加する事がありますので、作業を行う場合は、「作業担当者」にも「責任」が発生します。

そして、管理者は「各担当者の作業」を正確に理解していないと、「責任」の所在が不明となる可能性があります。

例えば、「責任者」は、「A作業・B作業・C作業を担当者X」に、任せていたと思っていました。

しかし実際は、「A作業・B作業は担当者X」、「C作業は担当者Y」が行っていました。

問題が発生した時、「責任者」は「担当者X」に確認をしますが、そこで初めて「C作業は担当者Y」が行っていた事が判明しました。

そこで、「担当者Y」に確認をしようとした所、「担当者Y」はすでに退職をしていました。

この場合、「C作業」の確認も行えず、「問題の解決に向けた取り組み」も行うことができません。

「責任者」として、責任を果たす事ができなくなります。

「責任者」は、作業を委ねる「担当者」をしっかりと把握をし、責任の所在を常に監視する必要があります。

また、「責任者」同士でも、「責任範囲の線引」を必ず行って下さい。

「責任の押し付けあい」ほど、醜い物はありません。

「作業」が発生した時は、必ず「責任」も発生すると考え、「責任範囲の線引」を行い、「責任の所在」をはっきりさせておきましょう。

作業時間の線引き

「作業時間の線引き」は、「何をいつまでに行うのか?」といった作業期間を明確にします。

お仕事には、「就業時間」と言う物が存在します。

この「就業時間」を超えた場合は、「時間外労働」となります。

普通の会社では「残業」と言われる時間帯となり、残業代が発生しますが、「請負契約や委任契約」の場合は、残業代は発生しません。

「作業時間の線引き」とは、この「就業時間」を無視した予定(計画)を「立てない様にする」為に、意識をするべき事です。

1日に働く事が可能な時間は、限られています。

「就業時間」を踏まえた予定(計画)である必要があり、この時間(もしくは日数)で作業が終わる事が前提となっている必要があります。

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simacatより一言

「作業内容」「責任範囲」「作業時間」のすべて、「責任問題」として取り沙汰されます。

何か起きた時、「管理者」にのしかかる物となります。

特に、責任問題が社外にまで広がった場合、「管理者」は「責任者」として、常に矢面に立たされます。

辛い立場となる可能性が、非常に高くなります。

従って、そうなった時の事を考えて日頃から、「管理者」として行動をする必要があります。

その為の「線引き」とお考え頂ければと思います。

自分は「管理者」ではない場合でも、関係はないと思わずに、「管理者」の立場で作業を行う様にして下さい。

「作業者の視点」と「管理者の視点」の両方を持ち合わせて作業をする様に心掛けて下さい。

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