職場の電話に出るのが苦手？！電話対応で得する事を知れば苦痛はなくなる！！
聞き流し用動画（YouTube）
はじめに
お仕事をしていると、突然、鳴る電話。
集中をし、調子が良い時に限って、中断を余儀なくされてしまう事もあります。
メールによる連絡が一般化していても、電話は掛かってきます。
ウザいですね。
やはり用事がある場合、いちいち文章にして伝えるメールよりも、口に出して話して伝えるだけなので、電話の方が気軽に利用できます。
しかも、お話しの中で疑問が生じれば、その場で確認ができるのも利点です。
しかし、電話が利用される理由は分かっても、ウザい気持ちをする事に変わりはありません。
ウザいと感じる理由の一つに、「ただ取り次ぐだけ」という意識があるのではないでしょうか？
電話は相手がいて、挨拶程度とは言え、お話しをします。
考え方次第では、自分を知って頂けるチャンスでもあるのです。
こうした機会を無駄にせず、自分をアピールする事に繋げて、「得」を得る考えた方をしましょう。
無理やり電話対応をさせられている
「無理やり電話対応をさせられる」点に違和感を感じる事があるかと思います。
例えば、「新人だから」とか「後輩だからとか」、社会経験や現場経験の低さを理由に、「電話対応」を押し付けられていると、考えるのではないでしょうか？
社会経験や現場経験の低い人は、その職場の理解度は低い状態です。
特に、「名前と担当作業」は、その職場で働く上では、知っていて損はない情報となります。
自分の作業で行き詰まった時、有識者へ質問や依頼をする事が、解決への近道となります。
そして、その有識者と面識があれば、気軽に相談をする事ができます。
「誰が有識者なのか？」を知っていて、気軽に相談をする事ができれば、自分のお仕事を優位に進める事ができます。
その為に、社会経験や現場経験の低い人に、電話対応が任されるのです。
電話を取り次ぐ事は、職場の人との関係性を高める事に繋がります。
「無理やり押し付けられている」と思わずに、このような意図がある事を理解し、「自分の得」につなげる様に考えましょう。
担当者が不在で、伝言のみを預かった時、メモをして担当者の机に置いておくのも良いですが、確認の為、担当者が戻ってきた時に伝言を預かった事を伝えましょう。
直接、会話をする事で、担当者に自分の顔と名前を覚えて頂きましょう。
自分が第１窓口となる
誰よりも早く、鳴った電話に出る事を続けていくと、「自分が第１窓口」となります。
色々な人が、色々な用件で電話をしてきますが、一番始めに声を聞くのは「自分の声」となります。
同じ人が電話に出る事で、電話を掛けた人は安心をします。
電話番号の間違いは、最近は減っていると思いますが、やはり聞き覚えのない声が電話口から聞こえると、少々不安になります。
従って、「自分が第１窓口」となる事は、「職場の声」となり、電話を掛けてきた相手に安心感を持たせる事となります。
自分が職場の顔となる
電話対応をする際、目指して欲しい事が「自分が職場の顔となる」事です。
従って、電話を受ける際は
「お待たせ致しました。〜会社名〜 〜部署名〜 〜名前〜 が承ります」
と、「自分の名前」を電話の相手に伝える様にして下さい。
時々、早口で名乗る方がいらっしゃいますが、非常に勿体無い行為です。
会社名より、部署名より、「自分の名前」をハッキリと伝える様にしましょう。
電話を利用する人は、いつまでも利用し続けます。
そして、電話対応を繰り返す内に、「声」と「名前」を覚えます。
こうして、「自分が職場の顔となる」事となります。
時には、世間話しをする事があるかも知れません。
そして、電話で話していた人が、お客様として職場に訪れた時に、声を掛けて頂けるかも知れません。
人に自分を知って頂く事は、非常に難しい事ですが、「人間関係の構築」には必要な事となります。
「電話対応」という、地道な活動ですが、「人間関係の構築」という「得」を得る事ができます。
クレームやお叱り
「自分が職場の顔」となった時、残念な事もあります。
それは、「クレームやお叱り」を受ける事があるからです。
「自分じゃない」、「他の誰かの問題」なのですが、「クレームやお叱り」の場合、遠慮なく、高いテンションでのお話しに、付き合わなくてはいけません。
冷静に受け答えをして、早々に担当者に電話を回せれば良いのですが、担当者が不在の場合、「折り返し、電話をさせる」とお伝えしても、なかなか電話を切ってくれません。
そのような時、「自分が職場の顔」になった事を後悔してしまうかも知れません。
しかし、電話の相手は甘えていると考えて下さい。
「聴き慣れた声」だから、安心して「クレームやお叱り」の言葉を発しているのです。
ここで、少しでも発散をさせておけば、職場の担当者が折り返しの電話をした時、少しは怒りも治っている事でしょう。
仲間のフォローをしていると思い、受け入れましょう。
simacatより一言
お仕事では、電話だけの関係は良くあります。
しかし、本当にごく稀に、ご本人登場の機会があります。
毎日の様に電話で話しているので、不思議な感じを覚えるのですが、初めて見る顔であっても、初めてとは思えない、不思議な感覚を味わう事ができます。
「電話対応」はウザいし、面倒臭いと思うかも知れませんが、人間関係を構築できる機会でもあります。
誰も電話をとらない職場であれば、自ら電話をとって、「職場の顔」になりましょう。
コメント