お仕事を覚えるコツとは？！効率的な学び方とは？！仕組みと手順の関係とは？！概要と具体的な行動？！

お仕事を覚えるコツとは？！効率的な学び方とは？！仕組みと手順の関係とは？！概要と具体的な行動？！

はじめに

何かをおこなう時には「コツ」という物があります。

これは「お仕事」でも同様です。

そして、人それぞれ、いろいろなコツがあります。

現在、「お仕事を覚えることに苦労していない人」は、その「コツを身につけている人」です。

なかなか「お仕事を覚えられない人」は、「コツ」が身につかず、苦労の毎日だと思います。

今回は、「お仕事の仕組みと手順を理解する方法」について触れたいと思います。

「コツ」は「人の能力や性格」により異なります。

よって、これが「唯一の方法」ではありません。

しかし、「なんのアドバイスもない状態」でお困りの際は、参考にして頂きたいと思います。

お仕事の仕組みと手順

「仕組み」とは「物事がどのように構成され、動作しているのか？」をあらわす情報になります。

具体的には、「あるシステムやプロセス、組織、機械などがどのように組み立てられ、それぞれの要素がどのように相互に関連して機能しているか？」を説明するものです。

「仕組みの具体的な例」をご紹介します。

ビジネスの仕組み

「会社がどのようにして製品やサービスを提供し、利益を上げているのか？」という情報です。

例えば、「製品の開発から販売、顧客対応までの流れ」になります。

機械の仕組み

「機械がどのように動作しているのか？」を説明する情報です。

例えば、「車のエンジンがどのように燃料を使って動力を生み出し、車を動かしているのか？」などになります。

社会の仕組み

「社会がどのように組織され、機能しているのか？」をあらわす情報です。

例えば、「法律、教育システム、経済システムがどのように相互作用して社会が運営されているのか？」になります。

以上、「仕組みの具体的な例」になります

「仕組み」を理解することで、「物事がどのように機能しているのか？」が把握できます。

これにより、「効率的に動作させる為の改善点」が見つけられます。

また、複雑なシステムやプロセスを分かりやすく説明するために使われることもあります。

ちなみに「手順」という言葉があります。

「仕組みと手順を混同している人」がいます。

ここで、「仕組みと手順の違い」を明確にしておきます。

「仕組みと手順」についてご紹介します。

全体像を表現

「物事がどのように機能し、成り立っているのか？」という全体的な構造やシステムを表現します。

過程や要素を提示

ある目的を達成するために、「複数の過程や要素がどのように組み合わさり、相互に作用し合っているのか？」を提示します。

抽象的な概念

具体的である必要はなく、「抽象的で目に見えない部分」も含まれています。

具体的な行動

ある目的を達成するために、「順を追っておこなう一連の行動」です。

マニュアル化が可能

具体的な言葉や図で表現が可能な為、マニュアル化ができます。

具体的な作業

具体的な作業として定義が可能です。

以上、「仕組み」と「手順」になります

それでは、「仕組みと手順の関係」をご紹介します。

仕組みが土台で手順がその上に乗る

仕組みがあり、手順はその中で実行されます。

仕組みを理解することで手順の意味がわかる

仕組みを理解することで、「なぜその手順が必要なのか？」「どのような目的でおこなうのか？」が理解できます。

手順を積み重ねることで仕組みが構築される

多くの手順が組み合わさることで「複雑な仕組み」を構築できます。

以上、「仕組みと手順の関係」についてです

お仕事を覚える時、ほとんどの人は「手順」を意識します。

しかし、「仕組みの理解」により「手順の理解の効率を上げる」ことが可能になります。

お仕事の仕組みと手順を理解する方法

それでは、「お仕事の仕組みを理解する方法」をご紹介します。

会社全体の構造を理解する

会社全体の構造を知る為に「会社の組織図」を見ます。

「会社の組織図」にて「各部署やチームがどのように関連しているか？」が理解できます。

これにより、「業務の流れ」や「責任分担」が見えてきます。

ビジネスプロセスを学ぶ

「ビジネスプロセス」とは、例えば「製品やサービスの企画から販売までの流れ」になります。

これを知る為には「業務フローの把握」が必要になります。

「自分が関わる業務」や「自分が学ぶべき業務」について、「営業活動」「顧客対応」「製品の製造やサービスの提供」などの流れを学びます。

また、「ＰＤＣＡサイクル」など、業務を効率的に進める方法も同時に学ぶようにしてください。

実際の業務を観察する

実際の業務に参加しながら、「先輩や同僚から指導を受ける」ことで、お仕事の進め方や仕組みを実体験で学びます。

これは一般的にＯＪＴ（On-the-Job Training：オン・ザ・ジョブ・トレーニング）と言われています。

仮に、他部署との連携がある場合は、「他部署とのコミュニケーションや協力体制」も観察します。

「各部署がどのように協力して仕事を進めているのか？」の理解も重要になります。

業界全体の知識を深める

「自分の会社が属する業界全体の動向」や「競合他社の取り組み」を調べることで、「ビジネスの大きな流れ」を理解できます。

「経済ニュースや業界レポート」を定期的に読むことで、業界の変化やトレンドを学べます。

これにより、「自分のお仕事の標準的な仕組みや方向性」を知る事ができます。

社内のコミュニケーションを強化する

「業務の進行」や「会社の戦略」について疑問がある場合は、上司や同僚などに対して積極的に質問し、「具体的な事例」をもとに理解を深めます。

自分の仕事の進め方や理解に関して、上司や同僚からフィードバックをもらうことで、「改善点やさらに学ぶべきポイント」が明確になります。

資料やマニュアルを活用する

「会社が提供する業務マニュアルや手順書」を確認し、業務の進め方や会社のポリシーを理解します。

「過去の作業報告書」や「会議の議事録」を読むことで、「業務発生の経緯」「業務の流れ」「課題、改善点」を学べます。

知識を深める

「お仕事の仕組み」「プロセス」「ビジネスマナー」に関する書籍を読む、またはオンラインでのビジネスコースを受講して理論的な知識を深めます。

「ビジネスプロセス」や「業界知識」をより深く理解するために、資格取得を目指すことも一つの方法になります。

自分の役割を明確にする

「自分の役割」と「他の部署やチームとの連携」を理解することで、「お仕事の仕組み」が見えてきます。

以上、「お仕事の仕組みを理解する方法」になります

「仕組み」とは、「お仕事の概要」になります。

言い換えると、「目的の状態にする」事が「仕組み」になり、その過程が「手順」になります。

ちなみに、「手順を理解する方法」もご紹介します。

以上、「手順を理解する方法」になります。

手順を理解する時は、「焦らず、一つずつステップを踏む」「質問を恐れない」「積極的にコミュニケーションを取る」「記録を残す習慣をつける」などがポイントになります。

ちなみに、「ミスや失敗」は「手順」で発生します。

この「ミスや失敗」により、「仕組みが不完全な状態」になります。

お仕事をしていると、「やり方」しか教えてもらえない場合があります。

これは、「何も考えなくても仕組みを完成させる」為の手段になります。

よって、教えられた通りにできれば、問題ありません。

しかし、「仕組み」を知ることで、より深くお仕事について考える事ができます。

また、お仕事について、「色々な可能性」を見つけたり、探したりする事ができます。

それにより、「お仕事に対するモチベーション」を保つことができます。

よって、楽しくお仕事をする為にも、単純に「手順」だけ覚えるのではなく、「お仕事の仕組み」にも触れるようにしてください。

simacatより一言

お仕事の仕組みの理解が難しい時、最低でも「開始の条件と終了の状態」「関係する部署や人」だけは、押さえておくようにしてください。

特に「関係する部署や人」は、ミスや失敗をした時に報告しなくてはいけない存在になります。

ミスや失敗は必ず起こる事と考えて、備えて頂きたいと思います。

そして、現在のお仕事を覚え、余裕ができた時は、「自分のお仕事以外の仕組み」についても興味を持つようにして下さい。

「自分のお仕事以外の仕組み」でも「良い部分」「悪い部分」について、「自分のお仕事の参考にする」事が「お仕事を良くする為の工夫」になります。